Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнять трудовую книжку в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При потере ТК или приведения её в негодность (отсырела, истрепалась, и т.д), выдаётся дубликат — полная замена первоначального документа. В правом верхнем углу титульного листа пишется или ставится штамп “Дубликат”.
Корректировки в титульном листе
В бумажной ТК поступившего сотрудника первую запись вносят в раздел “Сведения о работе”. Уже в процессе трудовой деятельности могут заполняться и “Сведения о поощрениях”.
Титульный лист ТК подлежит корректировке в трёх случаях:
- произошла смена фамилии (например, после замужества);
- получен диплом о дополнительном образовании;
- поменялась профессия или специальность.
Порядок внесения новых данных при этом будет разным:
- старая фамилия перечёркивается одной чертой, а сверху (или справа) аккуратно пишется новая;
- новое образование, профессия или специальность вписываются рядом с текущей записью, без зачёркиваний и помарок.
Внешнее совместительство
Работник сам решает, нужна ли ему запись в ТК о совместительстве. Если нужна, то основной работодатель вписывает соответствующие данные с указанием наименования ООО или ИП, даты, должности (профессии).
Чтобы это сделать, нужна копия приказа или справка о приёме на работу по совместительству, с заверенной подписью и печатью.
Как правильно сделать запись в трудовой книжке:
- столбец 3 — “Принят на работу по совместительству в … на должность …”;
- столбец 4 — “Копия приказа (справки) от … №…”.
На кого нужно заводить новые бумажные трудовые книжки
Новая трудовая книжка в бумажной форме заводится только для тех сотрудников, которые не отказались от ведения трудовых на бумаге. Менять трудовую не нужно — работники могут продолжать использовать старый бланк даже при трудоустройстве на новое место.
В случае утери или повреждения трудовой книжки необходимо оформить новую. Вкладыш заполняется, когда в старой трудовой заканчивается место для записей. С 1 января 2023 года, вместо потерянных или повреждённых бланков, необходимо заводить трудовые книжки нового образца.
Однако здесь есть некоторые тонкости. Если у работодателя имеются запасы бланков трудовых книжек и вкладышей к ним старого образца, то он, согласно п. 3 Постановления Правительства РФ от 24 июля 2021 года № 1250, вправе без ограничений продолжать использовать их. Иначе говоря, пока у вас есть запас ранее приобретённых бланков трудовых книжек, покупать бланки нового образца или новые вкладыши не требуется.
Изменения, связанные с введением новых бланков трудовых книжек, не затрагивают тех, кто только начинает трудовую деятельность и впервые устраивается на работу. Это связано с тем, что таким сотрудникам не требуется заводить бумажные трудовые. Все данные об их трудовой деятельности работодатели передают в СФР исключительно в электронном виде.
При внешнем совместительстве
По желанию работника информацию о совместительстве можно внести в запись об основной работе. Для этого необходимо представить подтверждающий документ: справку от работодателя, оригинал или заверенную копию кадрового приказа.
Если сотрудник уже не работает по основному месту работы, запись может быть внесена работодателем, у которого он работает по совместительству. Записи могут быть упорядочены хронологически или сгруппированы в блоки, включающие информацию о приёме и увольнении одновременно.
Запись будет выглядеть следующим образом:
- в графе 1 — порядковый номер записи;
- в графе 2 — дата приёма на работу по совместительству;
- в графе 3 — сведения о наименовании работодателя, структурного подразделения организации, должности, специальности, профессии с указанием квалификации;
- в графе 4 — дата и номер приказа (распоряжения) о приёме на работу по совместительству.
Запись разрешается делать даже в том случае, если сотрудник работал по совместительству ещё до того, как устроился на основное место.
Запись разрешается делать даже в том случае, если сотрудник работал по совместительству ещё до того, как устроился на основное место.
Новые формы трудовой книжки и вкладыша
Формы трудовой книжки и вкладыша в нее не менялись с 2003 года. В новые внесены незначительные правки:
- теперь есть указание, что отчество на первой странице (титульном листе) пишется только при его наличии;
- для сведений о работе в трудовой книжке отведено 14 разворотов, для сведений о награждении – 7 (ранее, напомним, их было поровну – по 10);
- сведениям о работе во вкладыше в трудовую книжку посвящено 12 разворотов и 5 – сведениям о награждении (ранее было 9 и 8 соответственно);
- указано, что печать на первую страницу трудовой книжки и вкладыша проставляется при ее наличии;
- в табличной части сведений о работе добавлено, что надо указывать не только статью и пункт закона, но и его часть.
Заполнение трудовой книжки
Многие положения Порядка повторяют зафиксированные ранее в Инструкции и Правилах. Однако появились и новые. Например, затрагивающие дистанционных сотрудников. В частности, в абз. 2 п. 2 Порядка прописано, что сведения о трудовой деятельности в трудовую книжку дистанционщика вносятся по его желанию и при условии предоставления книжки работодателю. К слову, отправить ее можно в том числе по почте заказным письмом с уведомлением.
Заполнять трудовые книжки с 01.09.2021 рекомендуется только световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Сейчас, напомним, также допускается использование перьевой, гелевой и ручки-роллера. Кроме того, разрешено вносить записи не только вручную, но и с использованием технических средств или в виде оттиска штампа (печати) (абз. 2 п. 3 Порядка).
Уточнено, что изменение записей в трудовых книжках о Ф.И.О. и дате рождения производятся на основании документов со ссылкой не только на их номер и дату, но также орган, выдавший документ (п. 7 Порядка). Ранее подобного требования не было.
Все записи о работе, постоянном переводе, квалификации, награждениях вносятся в трудовую книжку:
- не только на основании приказа (распоряжения), но и иного решения работодателя;
- в течение 5 рабочих дней, а не в течение недели, как было указано раньше (п. 9 Порядка).
Появились разъяснения о том, как вносить запись в случае признания временного перевода постоянным (абз. 6 п. 10 Порядка). Так в разделе «Сведения о работе»:
- в графе 1 ставится порядковый номер записи;
- графе 2 – дата фактического начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом (а не когда он стал постоянным);
- графе 3 – наименование структурного подразделения организации, наименования должности / работы, специальности, профессии с указанием квалификации;
- графе 4 – даты и номера приказов (распоряжений, иных решений работодателя), на основании которых работник был переведен временно и на постоянной основе.
Раньше, напомним, ситуация эта прописана в Инструкции не была. Из-за этого на практике в трудовую книжку вносили запись о преобразовании временного перевода в постоянный кто как хотел:
- кто-то предлагал указывать приказ (и дату кадрового мероприятия) о постоянном переводе,
- кто-то приказ и дату временного перевода, который позже трансформировался в постоянный,
- а ряд специалистов рекомендовали ссылаться на оба приказа.
Теперь же проблема решена – указывать надо дату, когда работник был переведен временно, и оба приказа. Правда, написано в Порядке это довольно коряво: «в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого работник был временно переведен и на основании которого работник переведен на постоянной основе» (см. Пример 1).
Как заполнять впервые
Если лицо впервые принимается на работу, то фирма оформляет ему ТК, через пять дней после подписания трудового соглашения. Оформляется в присутствии ее собственника.
Информация, которая обязательна к заполнению:
- Личные данные владельца.
- Вид работы, выполняемой принятым лицом.
- Перевод или переквалификация
- Различные призы и вознаграждения.
- Надпись об увольнении, с отображением причины.
Форма занесения информации о сотруднике:
- Информация о принятой личности записываются на основании паспортных данных.
- ФИО записываются без сокращений.
- Дата рождения работника также должна записываться также без сокращений.
- Образование владельца ТК.
- Сведения об образовании вводятся на базе предъявленных материалов.
- Профессия записывается так, как это отображено в предъявленном удостоверении.
- Чаще всего это относится к занятиям по повышению квалификации.
- После внесения всех записей, сотрудник обязан проверить правильность заполнения и расписаться в соответствующей графе.
- Финалом заполнения титульной страницы является печать учреждения.
Общие требования к заполнению трудовой, вкладыша, дубликатов
Общие правила следует соблюдать всем нанимателям при заполнении трудовых вне зависимости от того, в какой раздел заносится требуемая запись. Полномочное лицо, которое отвечает за ведение трудовых, должно знать следующий минимум обязательных требований:
- Все записи заносятся вручную. При этом текст, цифры пишутся без ошибок, понятным почерком и без сокращений.
- Разрешается использовать перьевую либо гелиевую ручку, а также световодостойкие черные, синие либо фиолетовые чернила.
- Даты пишутся только арабскими цифрами, например: «13.08.2024».
- Не допускается зачеркивание любых записей.
- При наличии недействительной записи работнику по его же заявлению выдают дубликат трудовой. Но в него недействительную запись уже не включают.
Из выше сказанного следует, что изменение любой записи производится одинаково. Например, неверную запись о приеме на работу можно изменить следующим образом.
Сначала указывают порядковый № записи и дату ее занесения. Затем пишут: «Запись за № … недействительна». Тут же записывается ее правильная версия, которая звучит, условно говоря, так: «Принят на должность…».
После этого в гр. 4 записывают реквизиты приказа нанимателя о принятии на работу, на основе которого сделана неверная запись. Как вариант, указывают реквизиты иного документа, согласно которому привнесены правки.
Пример 1. Образец записи об увольнении по сокращению штата (п. 2 ст. 81 ТК РФ) в трудовой российского образца
Менеджера ООО «Стратегия защиты» Шаховскую Е. З. увольняют в связи со штатным сокращением. Последний день работы: 13.08.2024, основание: приказ нанимателя № 26. Требуемую запись об увольнении нужно сделать в разд. «Сведения о работе» трудовой книжки Шаховской Е. З. Далее в качестве образца приведен фрагмент этого раздела с уже занесенной записью.
|
№ зап. |
Дата |
Сведения о приеме на работу, переводе на др. постоянную работу, квалиф-ии, увольнении
(с указанием причин и ссылкой на ст-ю, п-т закона) |
Наименование, дата и № документа, на основании которого внесена запись | ||
| чис. | мес. | г. | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| 5 | 13 | 08 | 2024 | Уволена по сокращению штата работников организации, п. 2 ст. 81 Трудового кодекса Российской Федерации | Приказ от 13.08.2024 № 26 |
Поскольку мотивированная причина увольнения – штатное сокращение в ООО «Стратегия защиты», то сделанная запись в трудовой Шаховской Е. З. отображает именно это основание со ссылкой на п. 2 ст. 81 ТК РФ. Аналогичную запись при сокращении штата делает ИП.
Новый срок хранения трудовых книжек
С 1 января 2024 года вступают в силу изменения в правилах хранения трудовых книжек. Одним из основных изменений становится новый срок хранения документа, который составляет 75 лет с момента прекращения трудового отношения.
Ранее срок хранения составлял 55 лет, что порождало определенные проблемы. Многие работодатели не приступали к утилизации устаревших трудовых книжек, а бумажные документы занимали много места на складах и в архивах.
Новый срок хранения трудовых книжек позволяет сократить объемы бумажных документов, уменьшить затраты на их хранение и переработку. Это существенно упрощает работу предприятий и организаций в условиях цифровизации и автоматизации процессов.
Однако, необходимо отметить, что с изменением срока хранения возникают новые вопросы в отношении архивации и защиты информации. Учитывая срок хранения в 75 лет, требуется особое внимание к безопасности и сохранности трудовых книжек как в бумажном, так и в электронном виде.
Новые правила предусматривают возможность использования электронных копий трудовых книжек. Это позволяет сократить риски потери документации и облегчить ее последующий поиск и использование. Однако, необходимо соблюдать требования к электронной подписи и хранению электронных документов, чтобы обеспечить их юридическую значимость и неподдельность.
Помимо изменения срока хранения, новые правила также вносят изменения в процесс передачи трудовых книжек при переходе работника от одного работодателя к другому. Теперь предусмотрено бесплатное предоставление трудовой книжки новому работодателю, что должно способствовать более комфортному переходу сотрудников между компаниями.
| Период | До 2024 года | С 2024 года |
|---|---|---|
| Срок хранения | 55 лет | 75 лет |
Запись о приеме на работу
При найме на работу порядок заполнения трудовой книжке такой:
- В графе 3 указывается наименование работодателя в соответствии с учредительными документами — полное и сокращенное, если оно предусмотрено. Часто кадровики указывают только сокращенное наименование, например, ООО «Ромашка», однако это неверно.
- В графе 1 строчкой ниже наименования работодателя ставится порядковый номер записи.
- В графе 2 в той же строке прописывается дата приема на работу — она берется из приказа о найме.
- В графе 3 в той же строке делается запись о приеме. Тут правила такие:
- отдел (структурное подразделение) работодателя указывается в том случае, если это прописано в трудовом договоре;
- делается запись о должности, профессии с указанием квалификации.
Никаких иных записей при приеме на работу не делается. Например, не нужно указывать, что работник принимается по срочному договору или о том, что до принятия на работу он не имел трудового стажа.
- В графе 4 в той же строке делается ссылка на приказ, на основании которого принят сотрудник. Запись должна иметь такой вид: «Приказ от (дата) № (номер)». Допустимо в целях экономии места поменять дату и номер местами, но это уже отступление от точного следования правилам.
Печатью запись о приеме на работу не заверяется.
Какие данные нужно внести в трудовую книжку
Трудовую книжку необходимо заполнять при каждом изменении вашей работы, включая переводы, смену должности, работу со совместительством или прекращение трудового договора.
При заполнении трудовой книжки вам нужно указать следующие данные: фамилию, имя, отчество работника; номер и дату выдачи трудовой книжки; наименование организации, где работаете на данный момент; даты приема и увольнения соответствующей работы, а также прописать причину увольнения. В случае перехода на другую работу, в трудовую книжку следует внести запись о переводе и указать новую должность и организацию.
Если вы работаете по совместительству, то при заполнении трудовых книжек нужно указать даты начала и окончания работы, название организации и занимаемую должность.
Корректное заполнение трудовых книжек должен гарантировать сотрудник кадровой службы организации. Он отвечает за соблюдение правил внесения записей, правильность указания дат и фамилий, а также за выдачу дубликатов трудовых книжек.
В случае смерти работника, трудовую книжку следует закрыть, прописав дату смерти и причину прекращения трудового договора.
Все записи в трудовой книжке должны быть внесены на титульном листе и заверены печатью организации. При изменении данных в трудовой книжке, например, при смене фамилии после замужества, следует внести запись о том, что записи изменены, и за какую дату, а также прописать причину изменения.
Трудовые книжки, заполненные до 2023 года, все еще являются актуальными, и их заполнение и актуализация производится в старом порядке без использования ЭТК.
Основные изменения в бланке
- На титульном листе больше не отражаются сведения о незаконченном высшем или среднем образовании. В соответствующих графах информация указывается в рамках уровней общего и профессионального образования: среднее, полное общее, бакалавриат, магистратура, специалитет, повышение квалификации и т.д.
- Для указания даты рождения работника и для даты заполнения трудовой в новом бланке используются пустые графы. Специальный формат для указания дат, который применялся ранее, отменили.
- На титульнике появилась отметка «при наличии» для места печати. Это изменение соответствует действующим нормам, согласно которым компании не обязаны иметь свою печать.
- Число разворотов для заполнения сведений о работе увеличено до 14, а для сведений о награждениях — уменьшено до 7. В соответствии с утверждённой формой трудовой книжки вкладыш также должен изготавливаться с учётом уменьшенного количества разворотов: 12 для сведений о работе и 5 — для награждений.
Ошибки юридической техники
При хранении трудовых книжек возможны различные ошибки в юридической технике, которые важно избегать. Неправильное заполнение и хранение трудовых книжек может привести к серьезным последствиям, поэтому необходимо быть внимательным и следовать правилам.
Одна из распространенных ошибок в юридической технике связана с тем, сколько трудовых книжек следует хранить. Часто возникает вопрос, какое количество трудовых книжек необходимо хранить. Ответ на этот вопрос зависит от ряда факторов, например, от организационной структуры предприятия и количества сотрудников. В целом, рекомендуется хранить все трудовые книжки, даже если сотрудник уже уволен.
Кто должен хранить трудовые книжки? Обычно работодатель назначает ответственного за хранение трудовых книжек. Работодатель обязан обеспечить создание условий для сохранности трудовых книжек и назначить конкретного сотрудника, ответственного за их хранение.
Ошибки в юридической технике также могут возникнуть при заполнении трудовых книжек. Важно заполнять все необходимые графы и бланк трудовой книжки правильно. Неразбериха в заполнении трудовой книжки может привести к неприятностям и юридическим проблемам.
Для того чтобы избежать ошибок в юридической технике приобретает важно хорошо знать правила заполнения и хранения трудовых книжек. Работодатели и сотрудники должны быть внимательными и ответственными в этом вопросе.
В заключение, ошибка в юридической технике при заполнении и хранении трудовых книжек может иметь серьезные последствия. Правильное заполнение трудовых книжек и их сохранность являются важными аспектами для каждой компании и каждого сотрудника. Поэтому, следует быть особенно внимательными и проявлять ответственность при работе с трудовыми книжками.
Запишите предыдущие места работы
При заполнении трудовой книжки в 2024 году, важно правильно заполнить информацию о предыдущих местах работы. Эта информация поможет работодателю получить представление о вашем опыте и квалификации.
Для заполнения раздела о предыдущих местах работы, рекомендуется использовать таблицу следующего формата:
| Наименование организации | Должность | Период работы |
|---|---|---|
| ООО «Компания А» | Менеджер по продажам | Январь 2020 — Декабрь 2022 |
| ЗАО «Фирма Б» | Региональный представитель | Март 2018 — Декабрь 2019 |
В таблице указывается наименование организации, должность, которую вы занимали, и период работы. Помните, что указанные вами даты должны быть точными и соответствовать реальному периоду работы.
Также, рекомендуется указывать краткую информацию о выполненных на предыдущих местах работы обязанностях и достижениях. Это поможет работодателю получить представление о вашей профессиональной активности и важных результатов, которые вы достигли.
Заполняя предыдущие места работы в трудовой книжке, обратите внимание на правильность заполнения и отсутствие опечаток. Это сделает вашу информацию более достоверной и профессиональной.
Запись о работе по совместительству
Если вы оформляете прием по совместительству, не нужно запрашивать трудовую книжку у работника.
По желанию сотрудника запись о трудоустройстве совместителя вносит основной работодатель. Для этого ему потребуется подписанная руководителем и заверенная печатью справка о работе, в которой будет указано название организации, должность сотрудника, дата и основание приема. Также в качестве подтверждающего документа сотрудник может предъявить заверенную копию приказа о приеме на работу по совместительству.
- В графе 1 поставьте номер новой записи, в графе 2 — ее дату.
- В графе 3 введите полное и краткое название организации, в которую сотрудник устроился по совместительству, и наименование должности, специальности или профессии с указанием квалификации.
- В графе 4 укажите реквизиты документа (копии приказа), на основании которого сотрудника приняли на работу в другую организацию. Занесите в трудовую дату и номер.
Как исправить ошибку в трудовой книжке?
Даже самые ответственные и внимательные сотрудники иногда совершают ошибки при заполнении ТК. В такой ситуации не нужно паниковать: по действующим правилам внесение исправлений возможно. Итак, как правильно исправить ошибку в трудовой книжке? Главное — помнить, что зачеркивания (как и замазывания) абсолютно неприемлемы.
Например, вы заметили, что допустили ошибку в названии своей компании, однако пытаться исправить каким-либо образом эту запись не нужно. Под записью с ошибкой следует написать следующую фразу: «В наименовании организации была допущена ошибка». После этого необходимо указать правильное наименование.
Если допущена ошибка в записи о приеме на работу или увольнении, нужно под некорректной записью сделать пометку «Запись номер недействительна». Затем в ТК делается новая (правильная) запись.
Если же после записи с ошибкой появились уже другие записи, алгоритм исправления ошибок будет следующим: нужно указать порядковый номер, проставить дату, затем указать, какие сведения не соответствуют действительности и на какие их нужно заменить. В поле 4 нужно указать основания для внесения исправлений (например, реквизиты приказа). Этим способом можно исправлять ошибки и в ТК, и во вкладыше.
Иногда ошибки совершаются при заполнении титульного листа. В этом случае действует исключение: зачеркивания допускаются. Рядом с зачеркиванием нужно написать правильный вариант, заверить его подписью и печатью.
Как показывает практика, существует ряд наиболее распространенных ошибок, которые допускают как начинающие сотрудники, так и опытные кадровики. В завершение нашего материала мы приводим список типичных ошибок, зная которые, вы сможете уделить повышенное внимание проблемным моментам:
- выбран неправильный формат записи даты (месяц нужно указывать цифрами);
- не соблюден порядок внесения реквизитов приказов (например, отсутствует номер или дата);
- использованы римские символы;
- не заполнены все поля титульного листа;
- использованы сокращения в наименовании должности сотрудника или в названии подразделения;
- поставлена неправильная печать (например, запись об увольнении владельца книжки подтверждена печатью кадрового подразделения, а не гербовой).