Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Удержать недостачу советы адвокатов и юристов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Чтобы установить факт недостачи, нужно провести инвентаризацию или другую проверку на предприятии. Для этого необходимо собрать комиссию, в состав которой должен войти работник, ответственный за утраченное имущество. Важно: если проверка проводится без ведома работника или его не включили в состав комиссии, результаты считаются недействительными. Комиссия обязана установить не только факт недостачи, но и причины, по которым она возникла.
Как правильно оформить недостачу
Кроме этого, с работника должны взять письменные объяснения по факту растраты. Если он не желает писать объяснительную — необходимо составить акт об отказе. Еще одно условие — определение и фиксация размера ущерба на основе рыночных цен и данных бухгалтерского учета компании.
Если инвентаризации не было, подписать акт не предлагали и расчет по размеру ущерба не предоставили, работник может пожаловаться в Трудовую инспекцию и в прокуратуру на неправомерные действия работодателя.
Как себя вести, если вешают недостачу?
Работа с материальными ценности зачастую бывает опасной, в связи с вероятностью их утраты. А если при инвентаризации выявляется недостача, начальство может обвинить в этом вас. Если действительно это произошло по вине специалиста, это одно дело. Но что делать, если обвиняют в недостаче, а вы к этому не причастны?
Во избежание необоснованных обвинений и наступления неблагоприятных последствий необходимо знать порядок взыскания ущерба, предусмотренный трудовым законодательством.
Как правило, лицо, работающее с имуществом, является материально ответственным. Соответственно при приеме на работу помимо трудового договора, с таким сотрудником подписывается договор о материальной ответственности. Плюс ко всему, Минтруд РФ утвердил перечень должностей сотрудников, с которыми можно подписать договор о полной материальной ответственности.
Взыскивая ущерб со своих сотрудников, руководство должно соблюдать процедуру, установленную законом. Обязательно проведение полной проверки.
Если человек не причастен к недостаче, а руководство все равно в этом обвиняет, лучше воспользоваться услугами нашего адвоката по трудовым спорам и совместно контролировать проверку и знакомиться со всеми документами.
Внедрение системы контроля и мониторинга
Для удержания выявленных недостач необходимо включать в рабочий процесс систему контроля и мониторинга. Это позволит следить за выполнением требований и правил, установленных документами компании.
Руководитель должен обратить особое внимание на оформление документов, связанных с материальным учетом. Все материальные ценности, вверенные работнику, должны быть правильно оформлены и сданы в инвентаризацию. При возникновении ситуации, когда работник не справляется с обязанностями по учету и обращению с имуществом, руководитель должен немедленно принять меры для расследования обстоятельств происшедшего.
Для определения факта недостачи и размера ущерба компания может организовать специальную комиссию, которая проведет инвентаризацию и составит акт. После этого будет произведен расчет материального ущерба, который будет взыскан с работника.
В случае, если работник не в состоянии возместить ущерб, работодатель имеет право применить штрафы в виде удержания из заработной платы или других выплат. Также возможно обращение в суд для взыскания ущерба.
Трудовой кодекс предусматривает полную ответственность работника за сохранность имущества работодателя. При нарушении обязанностей, предусмотренных трудовым договором, работник может быть привлечен к материальной ответственности.
Для более эффективного контроля и мониторинга следует установить систему внутреннего контроля, которая будет регулярно проверять исполнение требований по учету и обращению с материальными ценностями. В случае выявления нарушений, необходимо принимать меры по их устранению и предотвращению повторения в будущем.
Внедрение системы контроля и мониторинга поможет предотвратить недостачи и минимизировать риски для компании. Также это способствует повышению доверия со стороны клиентов и партнеров.
Бухгалтерские проводки: важный инструмент удержания недостач
Бухгалтерские проводки играют важную роль в учете и контроле недостач. В случае выявления материальной недостачи, работодатель должен принять меры для ее удержания и взыскания с работника, виновного в данном нарушении.
Для начала, необходимо тщательно провести инвентаризацию и установить факт наличия недостачи. После этого следует составить акт о недостаче и обратиться в судебную комиссию для рассмотрения данного спора.
Важно иметь в виду, что работник несет ответственность только за ту недостачу, которая была выявлена при инвентаризации. Если же дополнительные недостачи будут обнаружены позднее, работник не несет за них ответственности.
Согласно законодательству, работодатель имеет право взыскать с работника ущерб в размере материальной недостачи. При этом необходимо учесть, что сумма взыскания не может превышать размер недостачи, а также не должна быть большей, чем месячный заработок работника.
Для взыскания недостач работодатель может обратиться в суд с заявлением о взыскании денежных средств с работника. В таком случае судебная комиссия будет рассматривать данное требование и принимать решение в соответствии с законом.
Правовая ответственность за недостачи также может возлагаться на работника в соответствии с Трудовым кодексом. В случае признания работника виновным в нарушении требований по учету товаро-материальных ценностей, ему может быть применена дисциплинарная ответственность, вплоть до увольнения.
Для более эффективного удержания недостач, рекомендуется регулярно проводить инвентаризацию и контроль за товаро-материальными ценностями. Также важно обучать работников правильному учету и хранению товаров, а также проводить проверки на наличие наркотического и психотропного вещества.
Итак, бухгалтерские проводки являются важным инструментом в учете и контроле недостач. Правильное ведение учета, соответствующая инвентаризационная работа и регулярные проверки помогут удержать недостачи в пределах необходимой минимума и в случае их выявления взыскать ущерб с работника в соответствии с законом.
За что и когда могут взыскать недостачу
Уверен, вы и сами знаете, что такое
недостача. Если коротко. Это отсутствие денег, товара и других ценностей,
выявленных работодателем или специальной комиссией.
Обычно недостача выявляется
в ходе плановых или внеочередных ревизий, инвентаризаций, других видов
проверок.
Кроме руководителя предприятия, ревизию или инвентаризацию могут
проводить вышестоящие органы (например, это актуально для государственных
компаний).
Отмечу самые важные нормы ТК РФ, которые
нужно знать при защите от взыскания недостачи:
- по общему правилу статьи 241 ТК РФ, с работника не могут взыскать недостачу более размера среднемесячного заработка;
- в случаях, указанных в статьях 242-243 ТК РФ, с работника могут взыскать всю сумму причиненного ущерба (например, при полной материальной ответственности, при умышленном повреждении имущества или хищении);
- если речь идет об ущербе в пределах среднего месячного заработка, администрация предприятия вправе удержать ее без суда и без согласия работника (здесь учитываются правила о максимальном размере месячного удержания);
- если ущерб больше месячного заработка, его нужно взыскивать через суд.
Обратите внимание! Если недостача превышает месячный заработок, однако работник признал ее и дал согласие на возмещение ущерба, работодатель может удерживать без суда. Обычно для этого оформляет отдельный документ, где виновный сотрудник признает вину, соглашается на удержание из зарплаты.
При любых вариантах удержания или
взыскания недостачи, ее нужно доказать и зафиксировать в документах. Алгоритм
действия выглядит следующим образом:
- проводится
ревизия или инвентаризация с приглашением работника (если он являлся
материально ответственным лицом); - сотруднику
дается право представить объяснения по факту нехватки денег, товаров или других
ценностей; - если
работник не представил возражений, руководитель все равно вправе рассмотреть
материалы расследования; - если
объяснения поступили, их нужно учесть при вынесении решения.
Решение об удержании недостачи в
пределах месячного заработка оформляется приказом. Если сумма ущерба выше,
работодатель может договориться с работником, чтобы удерживать недостачу с
каждой выплаты зарплаты. Если согласие отсутствует, документы на взыскание
направляются в суд.
Порядок оформления дефицита
Сперва необходимо собрать все документы, подтверждающие операции, в том числе акт проведенной инвентаризации и товарные чеки. На основании этого составляется и подписывается распоряжение на списание.
В обратном случае, если издержки оказались слишком большими или произошла порча крупной партии товара — проводят служебное расследование на предмет халатности или хищения.
Далеко не все так скрупулезно учитывается. Есть отдельные категории ТМЦ, которые не считают за особенные ценности ввиду их себестоимости, поэтому в расходы можно записывать любое количество.
Есть еще один вариант оформления дефицита — удержка с виновного. Обычно сумма вычитается из его заработной платы. Происходит это в случаях, когда доказана вина.
Как списать недостачу при инвентаризации
Зачастую порча зависит от покупателей, клиентов или естественного износа, времени. В таких случаях порядок оформления следующий — нужно точно посчитать убыток, выраженный в денежных единицах, а затем выпустить приказ, согласно которому данный результат проверки должен быть внесен в категорию расходов на ведение деятельности. В таком случае стоит внимательно следить, чтобы ежемесячные суммы не превышали определенной нормы, а также имели подтверждение в виде кассовых чеков и объяснительных, в обратном случае вам может быть предъявлено обвинение в растрате.
Есть определенные заранее нормативы, они же называются — издержки обращения. К ним относятся все нехватки, которые образовались при вине покупателя. Приведем пример — в продуктовом магазине клиент нечаянно разбил товар, он не обязан за него платить. Но если объем издержек превышает норму, то нужно искать уже виновного. К примеру, если был задет весь стеллаж, то, возможно, виноват мерчендайзер, который расставил продукцию не по правилам.
И наиболее строго данные требования предъявляются в госучреждениях. В коммерческой фирме руководители часто закрывают глаза, даже когда нормативы явно превышены. А вот в госструктуре любая ценность — это часть государственного бюджета, поэтому баланс там ведется очень строго. Нехватка расценивается как нанесение прямого ущерба стране. В советские времена за такое можно было бы получить высшую меру наказания. Если руководитель отдаст приказ о списании недостачи по результатам инвентаризации на большую сумму, чем это положено, то факт будет рассматриваться как нецелевое использование госсредств и растрата. За это предусмотрена уголовная ответственность.
Причина 7 — не оптимизировано складское хранение и внутренняя логистика магазина
А еще бывает, что недостача образуется из-за неправильной работы склада. Можно недосчитаться товара только потому, что его не нашли. Что и где лежит, в каком количестве перемещается на витрины и где хранится, никто толком не знает. Такой подход далеко не редкость, особенно в небольших розничных магазинах.
Как бороться — вот несколько элементарных правил, которые нужно соблюдать в этом ключе:
- соблюдение норм складирования. Товары должны лежать на полках и стеллажах, быть подписаны и промаркированы;
- все миграции в обязательном порядке фиксируются в журналах или учетных программах;
- за хранение назначаются ответственные лица: кладовщики, администраторы и другие сотрудники;
- склад должен удовлетворять санитарным и пожарным нормам: быть достаточных размеров, иметь хорошее освещение.
Можно ли взыскать недостачу с уволенного работника
Отвечая на вопрос, можно ли взыскать недостачу с уволенного работника, важно определить, какой вид материальной ответственности был возложен на такого сотрудника.
Если с работником был заключен договор о полной материальной ответственности, то взыскать недостачу с такого лица нельзя. Компания, в которой увольняется сотрудник на которого были возложены обязанности материально ответственного лица, обязана провести инвентаризацию, в которой в обязательном порядке принимает участие увольняющийся сотрудник. Обе стороны должны обоюдно удостоверится в сохранности и надлежащем состоянии вверенного МОЛ имущества. После увольнения доказать вину уволенного сотрудника нельзя, следовательно, нельзя и взыскать с него недостачу.
Если с работником был заключен договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности, то когда ущерб обнаруживается после увольнения одного или нескольких членов бригады, но относится к периоду, когда уволенные еще работали на предприятии, то работодатель имеет полное право потребовать возмещения данного ущерба, несмотря на увольнение.
Днем обнаружения ущерба следует считать дату подписания акта инвентаризации.
Срок обращения в суд с целью возмещения ущерба с уволившегося сотрудника — один год со дня, когда причиненный ущерб был обнаружен, т.е. один год со дня подписания акта.
Бухгалтерские проводки
Результаты инвентаризации в виде недостачи отражаются на счете 94. Дебет используется для фиксации суммы потерь, кредит – для списания потерь в расходы. По итогам года 94 счет проверяется на предмет наличия сальдо. Его не должно быть по состоянию на 31 декабря.
Технически при выявлении недостачи бухгалтер торгово-складского комплекса делает проводки:
• Учет недостачи – Дт94 Кт10, 41, 43
• Списание стоимости недостающих ТМЦ в пределах норм естественной убыли – Дт20,44 Кт94
• Списание стоимости недостающих материалов в прочие расходы – Дт91-2 Кт94
Если по результатам инвентаризации принято решение о взыскании недостачи с работников склада, проводки будут другими. В учете в этом случае отражается выявленная недостача и ее возмещение:
• Учет недостачи – Дт94 Кт01, 10, 43, 41, 50
• Отнесение недостачи на виновника – Дт73 Кт94
• Возмещение недостачи – Дт41, 50, 51 Кт73
• Удержание недостачи из зарплаты виновного лица – Дт70 Кт73
Увольнение при недостаче
Увольнение является довольно неприятным моментом, особенно если это сопровождается конфликтом между сторонами договора. А если человек материально ответственный и увольняется при недостаче, то проблема усугубляется еще сильнее.
Важно знать, что недостача – это не основание для отказа расторгнуть договор. Несоблюдение сроков увольнения влечет для работодателя неблагоприятные последствия.
Если человек решил уволиться по собственному желанию, то должен уведомить директора за 14 дней. При получении заявления, работодатель обязан провести инвентаризацию имущества. Причем сделать это нужно пока сотрудник не уволиться.
Выявив ущерб, руководство может взыскать сумму, путем вынесения распоряжения, в пределах среднего месячного заработка. При большей сумме и непризнании вины или же, если сотрудник уже уволился, для взыскания недостачи работодатель будет обращаться в судебную инстанцию.
Работник обязан присутствовать на инвентаризации, а также передать вверенные ему материальные ценности новому ответственному лицу. Отказ от участия в инвентаризации и написания объяснительной в дальнейшем могут неблагоприятно отразиться на положении специалиста.
Важность эффективной организации инвентаризации и контроля
Организация и проведение инвентаризации имеет большое значение для предприятия, поскольку позволяет выявить недостачу и установить ответственных лиц. В случае выявления недостачи, работодатель имеет право удержать соответствующую сумму с заработной платы работников.
Эффективная организация инвентаризации и контроля позволяет:
- способствовать более точному учету имущества;
- своевременно отразить результаты инвентаризации в бухгалтерском учете;
- возместить ущерб, возникший в результате недостачи;
- найти и взыскать с виновных лиц компенсацию за причиненный ущерб.
Для правильного удержания недостачи при инвентаризации необходимо:
- Определить порядок исключительно для удержания суммы недостачи с заработной платы работников.
- Провести инвентаризацию в соответствии с установленными правилами и процедурами.
- Результаты инвентаризации оформить в виде инвентаризационной описи.
- Установить лиц, ответственных за недостачу и возмещение ущерба.
- Составить акт о выявленной недостаче и установленных лицах, ответственных за нее.
- Оформить удержание суммы недостачи с заработной платы работников.
- Отразить проводки по учету недостачи.
Важно отметить, что удержание недостачи с заработной платы работников возможно только при наличии документальных оснований, подтверждающих наличие данной недостачи и виновных лиц. Работодатель должен точно определить, что таковые имеются, прежде чем производить удержание с заработной платы работников.
Советы и рекомендации по удержанию недостачи
При проведении инвентаризации и установлении фактической недостачи имущества, работодателю необходимо принять меры по удержанию заработной платы у виновных лиц. Делать таковые удержания следует в порядке, предусмотренном законодательством.
1. Установление виновных лиц. По результатам инвентаризации и определению фактической недостачи имущества необходимо провести административное расследование для установления лиц, ответственных за недостачу.
2. Оформление материально-ответственному лицу. Если результаты расследования позволяют установить виновных работников, то необходимо оформить материально-ответственному лицу письменное поручение по удержанию недостачи из его заработной платы.
3. Удержание недостачи. Заработная плата сотрудника может быть удержана лишь при условии его согласия. Также, работники могут согласиться на удержание недостачи письменно. В случае отказа работника от удержания недостачи, работодателю необходимо обратиться в суд для взыскания ущерба.
4. Отразить удержание в проводках. При удержании недостачи необходимо правильно провести соответствующие проводки, чтобы правильно отразить удержание в заработной плате работника.
5. Погашение недостачи. В случае, если работник совершил недостачу и уже погасил ущерб, работодатель не имеет права осуществлять удержание из заработной платы.
6. Учет недостачи. Результаты инвентаризации и установление фактической недостачи должны быть отражены в учете работодателя.
7. Информирование продавца. При наличии недостачи, работодатель должен проинформировать продавца об объеме ущерба и провести административные меры для установления лиц, ответственных за недостачу.
8. Опись потери. При обнаружении недостачи должна быть оформлена опись потери, в которой должны быть указаны все детали и объем ущерба.
9. Взыскание ущерба. Если в результате расследования будет установлено, что недостачу совершили иные лица, кроме материально-ответственного лица, то работодатель должен принять меры по взысканию ущерба и возмещению потерь.
10. Зотова отсутствуют описи недостачи. Необходимо оформить естественную недостачу, если отсутствуют описи, но имеются фактические доказательства ее происхождения.
11. Исключительно администратору проводки. Проводки по удержанию недостачи должен осуществлять исключительно администратор, обладающий необходимыми полномочиями.
12. Правильное определение недостачи. При проведении инвентаризации необходимо правильно определить фактическую недостачу, чтобы не допустить ошибок и справедливо удержать средства из заработной платы виновных лиц.
Основания для проведения описи имущества
Бытует ошибочное мнение, что ведение реестра и переписи — это прерогатива торговых точек, предприятий и заводов, которые по совместительству занимаются сбытом. На самом деле все организации, даже муниципальные или благотворительные, а также частные ИП, должны регулярно проверять весь инвентарь на наличие.
Перерасчету подлежат все материальные ценности, к которым можно отнести мебель и бытовую технику, документы и даже канцелярию. В зависимости от того, подготовлена ли была организация, ревизия может быть плановой (по расписанию, раз в месяц) и внеплановой. Чтобы составить план, распишите график, согласно которому ответственные лица производят перерасчет.
Причины, которые могут повлиять на проведение внеплановой инвентаризационной сверки:
- любое стихийное бедствие — пожар, наводнение, разрушение, а также возгорание или затопление по вине трудящихся;
- продажа фирмы или вступление в долю, появление нового соучредителя — любые изменения на уровне руководства могут привести к потребности узнать точный баланс;
- кража, подозрение на хищение, судебное или следственное разбирательство.
Таким образом, проверка может быть инициирована по разным поводам. Но обязательным остается одно — для процедуры должен выписываться приказ с уточнением даты и ответственных лиц.
Совет 5. Обязательно проведите проверку по факту причинения ущерба
Такая проверка обязательна согласно ст. 247 ТК РФ. Для проведения проверки прежде всего следует издать приказ о создании комиссии.
В этом приказе необходимо:
— указать основание создания комиссии (обнаружения ущерба);
— описать, что именно произошло;
— указать сроки работы комиссии;
— указать необходимость предоставления итогов работы комиссии руководителю.
Для чего проводится проверка? Чтобы потом доказать в суде, что имеются основания для привлечения к материальной ответственности. Что именно нужно будет доказать – указывает ст. 233 ТК РФ и п. 4 Постановления Пленума Верховного Суда от 16.11.2006 № 52:
— наличие ущерба (то есть что-то должно быть сломано, испорчено, украдено и так далее);
— совершение работником неправомерных действий (или бездействий), то есть нарушающих нормы законодательства или локальных актов компании;
— вина работника в причинении работодателю такого ущерба (умысел или неосторожность);
— наличие причинной связи между действиями работника и возникшим у работодателя ущербом.
Самое главное в работе комиссии — это истребование от работника письменного объяснения (ст. 247 ТК РФ). Лучше вручить работнику специальное уведомление о необходимости дать такие пояснения. Срок подготовки работником объяснения ТК РФ не регламентирован. Поэтому можно ориентироваться на ст.193 ТК РФ, которая отводит на представление объяснений два рабочих дня. Если по истечении этого срока работник не представил объяснений, то следует оформить акт (ст. 193 ТК РФ).
По итогам проверки обязательно нужно составить акт работы комиссии. Это и будет основной документ для привлечения к ответственности. Что указать в акте работы комиссии, нам подсказывает Постановление Пленума Верховного суда от 16.11.2006 № 52, ведь это придется доказывать в суде. Поэтому лучше не ограничиваться двумя-тремя предложениями, а описать изученные документы, пояснения работников подробно.
Акт подписывается всеми членами комиссии. С актом нужно ознакомить работника, под роспись. В случае его отказа или уклонения от ознакомления составляется соответствующий акт.
Глава 39 трудового Кодекса Российской Федерации занимается регулированием защиты корпоративного имущества. Где можно найти правила и степени материальных обязательств работников.
Там сказано о том, что пытаться взыскать с любого сотрудника какие-то либо средства руководители предприятия имеют право только в случае наличия прямых доказательств того, что ущерб таки был нанесен.
А также если доказано:
- что виноват именно этот сотрудник, а не иной;
- ущерб был нанесен с применением противоправных действий.
Что такое прямой действительный ущерб? В законе прописано, что это уменьшение имущества, которое принадлежит предприятию или предпринимателю или ухудшение его качественности. Проводить взыскание недостачи с лица, которое несет материальную ответственность, можно только на основании бухгалтерских счетов.
Всю суть недостачи покажут бухгалтерские проводки, а также приходно-расходные бумаги.
Кроме этого, нужно обратить внимание на итоги таких процедур:
- служебной проверки;
- инвентаризации имущества;
- детективного расследования, которое может провести руководство компании в частном порядке.
Как противостоять требованиям о погашении недостачи?
Ответственному за сохранность ценностей лицу следует внимательно следить за всеми этапами проверки, при обнаружении малейших нарушений необходимо сообщить об этом руководству и написать об этом в пояснениях. Если работодатель прибегает к шантажу или оказывает на работника психологическое воздействие, при условии, что он невиновен, ему следует обратиться в полицию.
В качестве аргументов в пользу сотрудника можно указать:
- Пересчет без его присутствия;
- Отсутствие запрета на доступ посторонних лиц в период инвентаризации в помещение для хранения ценностей;
- Осуществление приходно-расходных операций в процессе пересчета;
- Отказ работодателя укрепить и оборудовать охранными системами помещения для хранения ценностей;
- Грубые ошибки при оставлении документации по инвентаризации.