Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Причина списания запасных частей для автомобиля». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Актом подтверждается факт хозяйственной жизни компании. На основании акта на списание запчастей списывают с баланса запчасти, установленные в автомобиль во время ремонта. Такая бумага необходима, чтобы в случае претензий проверяющих органов доказать им, что средства израсходованы правомерно.
Основные правила и принципы списания запчастей
1. Учет и классификация запчастей: Перед началом процесса списания запчастей необходимо провести учет и классификацию всех имеющихся на складе деталей. Запчасти должны быть укомплектованы и помечены соответствующими идентификационными кодами, чтобы обеспечить их однозначную идентификацию при списании.
2. Проверка состояния и исправности запчастей: Перед списанием запчасти необходимо внимательно проверить их состояние и исправность. Если запчасть повреждена или неисправна, то она должна быть заменена или отремонтирована, а ее списание должно быть документально подтверждено.
3. Соблюдение правил складского учета: При списании запчастей необходимо строго соблюдать все правила и процедуры складского учета. С данными запчастями должны быть связаны соответствующие записи в учетной системе, которые должны быть актуализированы сразу после процесса списания.
4. Фиксация информации о списании: При списании запчастей необходимо фиксировать всю необходимую информацию о процессе: дату и время списания, причину списания, сумму и количество списываемых запчастей, а также ответственного сотрудника.
5. Проведение периодической инвентаризации: Для поддержания актуальности данных и предотвращения возможных потерь, необходимо периодически проводить инвентаризацию запасов. В результате инвентаризации должны быть выявлены все недостачи и излишки запчастей, которые должны быть подвергнуты коррекции.
6. Соблюдение правил экономии и оптимизации: При списании запчастей необходимо соблюдать принципы эффективного управления запасами и стремиться к экономии и оптимизации. Неиспользуемые или устаревшие запчасти должны быть списаны, чтобы освободить место на складе и избежать излишних затрат. При необходимости можно применять методы прогнозирования спроса и оптимизации заказов, чтобы обеспечить оптимальное количество запасов и минимизировать затраты на их хранение.
Эффективное управление запасами запчастей
Владение автомобилем подразумевает возможность не только пользоваться им, но и поддерживать его в хорошем состоянии. Процесс управления запасами запчастей является неотъемлемой частью поддержания автомобиля в рабочем состоянии. Для эффективного управления запасами необходимо следовать определенным правилам и процедурам, которые позволят оптимизировать процесс обслуживания автомобиля.
Важным аспектом эффективного управления запасами запчастей является правильная оценка рисков и потребностей. Необходимо регулярно проводить анализ данных о запасах запчастей и прогнозировать их использование в будущем. Такой подход позволяет избежать неожиданных ситуаций, когда нужная запчасть заканчивается в момент, когда она вам необходима.
Для более эффективного управления запасами запчастей полезно строить систему классификации запчастей. Разделение запасов на группы по критериям важности, частоте использования или другим параметрам позволяет оптимизировать их управление. Например, можно выделить группу критически важных запчастей, которые необходимо иметь всегда в наличии, а также группу запчастей, которые могут быть заказаны при необходимости.
Автоматизация процесса управления запасами запчастей является одним из ключевых элементов эффективного управления. Внедрение специализированного программного обеспечения позволяет упростить многие процессы, связанные с учетом и заказом запчастей. С помощью такого программного обеспечения можно автоматически отслеживать остатки на складе, отследить историю использования запчастей и оптимизировать процесс закупки запчастей.
Наконец, для эффективного управления запасами запчастей необходимо вести контроль и анализ данных. Регулярно анализируйте и проверяйте свои запасы, идентифицируйте причины возникновения недостатка или избытка запчастей и предпринимайте меры для устранения проблемных ситуаций. Такой подход позволит оптимизировать работу автосервиса и обеспечить бесперебойное обслуживание автомобиля.
Мониторинг и контроль списания запчастей
Мониторинг и контроль списания запчастей – важный этап эффективного управления запасами автомобиля. Чтобы предотвратить потери и избыточное списание запчастей, необходимо осуществлять постоянное наблюдение за процессом.
Для этого рекомендуется разработать систему контроля, которая позволит отслеживать каждое списание запчасти и хранить информацию о нем. Важно указывать дату списания, наименование запчасти, причину списания и ответственного сотрудника.
Одним из эффективных инструментов мониторинга является внедрение автоматизированной системы учета. Такая система позволит в режиме реального времени получать информацию о каждом списании, контролировать остатки запчастей на складе и оптимизировать процесс заказа новых запасных частей.
Кроме того, необходимо регулярно проводить инвентаризацию запасов. Это позволит установить фактические остатки запчастей и сравнить их с данными, полученными в результате мониторинга. Если обнаружены расхождения, возможно обнаружение ошибок в системе учета или необоснованное списание запчастей.
Важно также установить ответственность за ненадлежащее списание запчастей. В случае выявления фактов хищения или злоупотребления, необходимо принять меры по привлечению виновных к ответственности. Это поможет предотвратить неправомерное списание и повысить эффективность управления запасами.
Смена материально ответственного лица
Как уже было отмечено выше, в программе «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения 8» аналитический учет по счету 09 «Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных» ведется в разрезе центров материальной ответственности (материально ответственное лицо и подразделение). При смене материально ответственного лица, например, при увольнении водителя следует ввести документ Внутреннее перемещение материалов (забалансовый учет), в котором указываются старый (Отправитель) и новый (Получатель) водители. Табличную часть документа удобно заполнять с помощью кнопки Подбор. В обработке подбора будут указаны все запасные части, учитываемые на счете 09 по выбранному МОЛ (центру материальной ответственности — отправителю).
Форма, Как списать производственные материалы в бухгалтерском учете
Затем в основную часть листа вносится список оборудования, подлежащего проверке, и запасных частей, которые должны быть выведены из эксплуатации. Рекомендуется ввести инвентарные номера оборудования. Эксперт по обслуживанию даст заключение о причине поломки и о том, почему деталь следует заменить и списать.
Вы должны точно знать, как правильно составить файл списания убытков и проверить формулу, чтобы не ошибиться при его составлении. Это важно, потому что налоговая инспекция может удивиться, почему баланс не сходится, а материалы исчезают в неизвестном направлении.
М-11 и М-15 — унифицированные формы, отражающие отпуск товарно-материальных ценностей со склада (п. 100 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н). При этом акт списания на ремонт может использоваться для учета перемещения запасов не только со склада, но и между филиалами предприятия.
Этот акт подтверждает факт хозяйственной жизни компании. На основании Акта о списании запасных частей списывается остаток запасных частей, установленных на автомобиль во время ремонта. Такой документ необходим для того, чтобы доказать контролирующим органам, что деньги были потрачены в соответствии с законом.
Объясняем, как составить акт
Для удобства взаимодействия с документом условно разделим его на четыре структурных элемента: реквизиты, данные о составе комиссии, предмет и автографы ответственных лиц. Следует уделить должное внимание каждому из них.
Первым делом обратим внимание на реквизиты. В шапке прописываем полное наименование предприятия со ссылкой на его организационно-правовую форму (ОАО, ПАО). Далее присваиваем настоящему акту уникальный номер для документооборота и хранения согласно утвержденной номенклатуре дел, оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) его составления.
Ниже по документу ссылаемся на приказ руководителя, в соответствии с которым была инициирована процедура, перечисляем кадровый состав комиссии. Для каждого участника потребуется указать его ФИО и должность согласно штатному расписанию. Здесь же обозначаем ФИО и должность материально ответственного лица.
Следующим шагом члены комиссии перечисляют полный список списываемых запчастей. Этот блок выполняется в виде таблицы, состоящей из конкретных столбцов:
- наименование запчасти;
- количество;
- цена и стоимость;
- регистрационный номер ТС;
- ссылка на дефектный акт, в соответствии с которым было определено, что необходима замена деталей.
Для чего нужно списывать запчасти?
Списание запчастей может проводиться по разным причинам:
- Запчасть была повреждена или изношена и больше не может быть использована
- Автомобиль, для которого запчасть предназначалась, уже не эксплуатируется
- Запчасть перестала соответствовать требованиям технического регламента или стандартам безопасности
- Запчасть устарела или была заменена более новой моделью
- Запчасть повреждена в результате аварии или другого внешнего воздействия
- Запчасть была снята с автомобиля в рамках его модернизации или модификации
- Запчасть была утеряна или украдена
- Запчасть была передана другому пользователю или предприятию
- Запчасть необходима для утилизации или переработки
Особенности замены запасных частей основного средства
Установка новых деталей, узлов, запасных частей на основное средство (ОС) производится взамен вышедших из строя изношенных элементов. При замене запчастей характеристики ОС остаются неизменными, стоимость не увеличивается. Целью проведения ремонтных работ является устранение неисправностей и осуществление профилактических мероприятий по замене изношенных частей.
Ремонтные работы производятся собственными силами (хозспособом) либо с привлечением подрядных организаций (центров сервисного обслуживания). Вне зависимости от способа проведения ремонта на предприятии должен быть разработан документооборот. Для каждого основного средства утверждается порядок и периодичность проведения:
- Профилактических мероприятий.
- Текущего обслуживания.
- Среднего ремонта (для транспортных средств).
- Капитального ремонта.
Учет поступления на хранение запасных частей: проводки
Аналитический учет запчастей ведется в рамках номенклатуры (однородных групп) по стоимости приобретения. Основанием для получения учетных данных служит накладная.
Пример поступления запчастей
ООО «Планер» имеет на балансе автомобиль, используемый для служебных целей. Для проведения среднего ремонта требуется приобретение редуктора в сумме 25 700 рублей, включая НДС 3920,34 рубля. В учете предприятия вносятся записи:
- Отражена поставка запчасти: Дт 10/5 Кт 60 на сумму 21 779,66 рублей;
- Учтен НДС, предъявленный поставщиком: Дт 19 Кт 60 на сумму 3 920,34 рублей;
- Учтена оплата поставщику: Дт 60 Кт 51 на сумму 25 700 рублей.
Складской учет осуществляется с использованием карточек учета материалов № М-17 в ручном или электронном виде. Особая необходимость ведения карточек возникает при использовании в организации обменного фонда запчастей, ремонтируемых и устанавливаемых в дальнейшем на ОС.
Инструкция, как правильно писать акты списания, образец вида
Первой строкой указывается лицо, которое утверждает документ. Обычно это генеральный директор. Его ФИО и должность вписывается в правом верхнем углу. Затем — название компании, вместе с формой деятельности и дата составления.
Далее крупно вписывается по центру наименование бумаги. Обязательно прописывается чего — материалов, ТМЦ, основных средств или чего-то другого.
Следующей строкой указывается состав комиссии. Должности, ФИО, место для их подписи.
После этого — основание, на котором были списаны средства, если оно известно. Конечно, для большого перечня изделий отдельно прописывать это необязательно.
Следом идет таблица в 6 колонок с подробной расшифровкой того, что списывается и ценами. Внизу могут указывать виновных лиц и прописывать санкции, которые были к ним применены.
В конце всех этих данных расписывается председатель комиссии, ставится дата.
Утверждаю:
Генеральный директор
ООО «Химстройвест» Игнатов В. М.
11.08.2020 года
АКТ НА СПИСАНИЕ МАТЕРИАЛОВ
Члены комиссии:
Бухгалтер Ирискина Ю.А.
Комплектовщик Ефимов В. Д.
Зав. Складом Русанов Л. А.
Комиссия, назначенная руководством компании ООО «Химстройвест» 11 августа 2020 года на основании приказа №345 в составе главного бухгалтера, комплектовщика и завскладом, произвела осмотр материалов на складе №2.
Было установлено, что 2 упаковки гранул для экструдера «Новосибкомплект» не пригодны к использованию и подлежат списанию, так как были намочены.
|
№ |
Наименование |
Кол-во |
Сумма, руб. |
Дата поступления |
Причина списания |
|
1 |
Гранулы для экструдера «Новосибкомплект», №3, упак |
1 |
2212,00 |
20.04.2020 |
Не пригодны к использованию |
|
2 |
Гранулы для экструдера «Новосибкомплект», №4, упак |
1 |
1752,00 |
24.04.2020 |
Не пригодны к использованию |
|
3 |
— |
— |
— |
— |
— |
Лица, по вине которых исследованные материалы оказались непригодны к отправке в производство, отсутствуют.
Итого по настоящему акту списано всего на сумму 3964 (Три тысячи девятьсот шестьдесят четыре) рублей.
Документальное оформление
Принятие на учет запасных частей оформляется в зависимости от способа их поступления. Если транспортная организация приобретает запчасть у поставщика, первичным документом служат товарная накладная (форма N ТОРГ-12, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132), а также приходный ордер (форма N М-4, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а). Если же запасные части приходуются на баланс организации в результате выбытия транспортных средств, унифицированной формы бланка для этих целей не предусмотрено и его следует разработать самостоятельно. Благо нормативные документы по учету МПЗ нам это позволяют: исходя из конкретных условий деятельности организации последняя может, помимо форм первичных учетных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, применять самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов по движению материально-производственных запасов. При этом указанные формы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» (п. 100 Указаний по учету МПЗ). Причем данные о принятых на учет запасных частях должны соответствовать данным, указанным в разд. 4 «Сведения о принятии к бухгалтерскому учету демонтированных основных деталей и узлов» акта о списании автотранспортных средств (форма N ОС-4а, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7).
Одним из первичных учетных документов по отпуску запасных частей со складов организации является требование-накладная формы N М-11 (п. 100 Указаний по учету МПЗ).
Четких указаний по документальному оформлению проведения ремонтных работ ТС в настоящее время нет. Приведем для примера некоторые документы, которые используют в работе транспортные компании и которые, по мнению автора, позволяют экономически обосновать проведение ремонтных работ. Итак, первое, что целесообразно осуществить, — осмотр автомобиля, что фиксируется путем составления соответствующего акта. В нем должны быть отражены наименование деталей, подлежащих замене, и их дальнейшее назначение (ремонт, сдача в металлолом, утиль). Повторим, что эти документы должны быть разработаны и утверждены в учетной политике транспортной организации. Неплохо было бы оформить акт установки, который обеспечит контроль за движением запасных частей, как для работников финансовой службы, так и непосредственно для работников транспортной службы, ответственной за проведение ремонта. Кроме того, понадобится документ, с помощью которого снятые и пригодные (не пригодные) к эксплуатации запасные части можно оприходовать на баланс, — акт об оприходовании запасных частей или металлолома.
Под товарно-материальными ценностями понимается следующее имущество организации:
- сырье, материалы — предметы, вещи, которые используются на производстве для изготовления какой-либо продукции;
- незавершенное производство — товары, продукция, производство которых не завершено, не получившие потребительских свойств в соответствии с их назначением, то есть находящиеся в стадии производства;
- готовая продукция — товары, которые могут быть реализованы без дополнительных затрат, прошедшие все стадии производства, установленные в соответствующих нормативных документах: регламентах, технических указаниях;
- запасы — неиспользуемое имущество организации, переданное для хранения на склады.
Предложить провести утилизацию может как лицо, отвечающее за сохранность ценностей и осуществляющее их учет, так и главный бухгалтер или руководитель предприятия. В целях проведения списания в организации создается специальная комиссия, которая может действовать как на временной, так и на постоянной основе. В состав такой комиссии в обязательном порядке включают лиц, на которых лежит материальная ответственность за конкретные ценности компании, специалистов по конкретному оборудованию, главного бухгалтера. В полномочия комиссии входит, в том числе, составление акта о списании, образец которого представлен ниже.
Запчасти получены при демонтаже или разборке выводимых из эксплуатации ОС
В бухгалтерском учете запасные части могут появиться на балансе не только в результате их покупки именно по назначению (для осуществления ремонта транспортного средства), но и в результате демонтажа. Например, после аварии выявляются пригодные для эксплуатации либо подлежащие сдачи в металлолом запасные части. Такие хозяйственные операции в бухгалтерском учете находят свое отражение по дебету счета 10, субсчета 10-5 (для запасных частей, пригодных к эксплуатации), 10-6 «Прочие материалы» (для запасных частей, которые не могут быть использованы как таковые в данной организации (металлолом, утильсырье)), и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-1 «Прочие доходы» (п. 79 Указаний по учету МПЗ, Инструкция по применению Плана счетов).
Пунктом 9 ПБУ 5/01 установлено, что фактическая себестоимость запасных частей, остающихся от выбытия транспортных средств, определяется исходя из их текущей рыночной стоимости на дату принятия к бухгалтерскому учету. Для целей ПБУ 5/01 под текущей рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов. Кстати, приходуются такие запчасти на дату списания транспортного средства. Для удобства большинство бухгалтеров в бухгалтерском учете используют ту же стоимость запчастей, что и в налоговом учете.
Пример 2. В результате выбытия ТС транспортной компанией оприходованы на баланс организации запасные части, пригодные для эксплуатации, по цене 3600 руб. (стоимость определена по заключению комиссии).
В бухгалтерском учете транспортной компании будет сделана следующая запись:
Передача сведений об автомобиле в Росимущество
По окончанию всех мероприятий, которые предусмотрены актом о списании транспортного средства, акт о списании утвержденный руководителем учреждения, а также перечень документов, который необходимо представить на основании Постановления Правительства РФ от 16.07.2007 № 447 «О совершенствовании учета федерального имущества», необходимо направить в Росимущество в месячный срок, если иное не установлено актами Правительства РФ, для внесения соответствующих сведений в реестр федерального имущества (п. 13 Положения № 834).
Акт о списании автомобиля оформленный комиссией учреждения утверждается только после согласования с государственным органом, в ведении которого находится учреждение. До момента утверждения акта мероприятия по утилизации и демонтажу автомобиля не допускаются.
Списанный с баланса учреждения автомобиль необходимо одновременно отражать на забалансовом счете 02 «Материальные ценности, принятые на хранение».
Необходимые бумаги для оформления списания запчастей
Для правильного оформления списания запчастей необходимо подготовить следующие документы:
- Заявка на списание запчастей. В заявке указывается количество и наименование запчастей, которые должны быть списаны. Заявка должна быть подписана руководителем предприятия или уполномоченным лицом.
- Акт о списании запчастей. В акте указываются детальное описание списываемых запчастей, их состояние и причина списания. Акт должен быть заполнен ответственным сотрудником и подписан руководителем предприятия или уполномоченным лицом.
- Свидетельство о снятии запчастей с учета. При списании запчастей необходимо снять их с учета и получить соответствующее свидетельство. Свидетельство должно быть подписано ответственным сотрудником и уполномоченным лицом.
- Опись возвратных оттисков. Если запчасти были разобраны с отказом от ремонта и будут возвращены поставщику, необходимо составить опись возвратных оттисков. В описи указывается количество и состояние возвращаемых запчастей. Опись должна быть подписана ответственным сотрудником и уполномоченным лицом, а также предоставлена поставщику для подтверждения.
- Другие документы в соответствии с внутренними положениями предприятия. В некоторых предприятиях могут быть утверждены дополнительные документы, необходимые для оформления списания запчастей. Например, это могут быть акты о проверке запчастей на работоспособность или акты о приемке запчастей от поставщиков.
Все документы должны быть подготовлены в соответствии с внутренними положениями предприятия и действующим законодательством. Они должны содержать достоверную информацию о запчастях и причинах их списания.
Актом подтверждается факт хозяйственной жизни компании. На основании акта на списание запчастей списывают с баланса запчасти, установленные в автомобиль во время ремонта. Такая бумага необходима, чтобы в случае претензий проверяющих органов доказать им, что средства израсходованы правомерно.
Для составления документа может созываться комиссия. Также это может сделать и один ответственный сотрудник, поскольку акт все равно будет утверждать руководитель. Тонкости операции списания и состав комиссии, если таковая планируется, нужно прописать в учетной политике организации.
Перед процедурой списания соблюдают такой порядок действий:
- ответственное лицо пишет на имя руководителя подразделения или компании служебную записку о необходимости ремонта транспортного средства;
- уполномоченные сотрудники — члены комиссии — составляют по итогам осмотра дефектный акт или заполняют дефектную ведомость, где удостоверяют, что ремонт необходим с заменой определенных деталей;
- руководитель издает приказ о проведении ремонта и дальнейшем списании деталей;
- составляют смету ремонта, производят ремонт с использованием запчастей со склада, либо необходимое оборудование приобретается, ставится на учет и используется в работе;
- после ремонта использованные запчасти списывают.
Таким образом, запчасти нужно оприходовать, зафиксировать их перемещение между подразделениями компании, затем списать их для ремонта автомобиля.
Для списания можно использовать унифицированные формы М-15 или М-11, однако они неточно отражают суть данного факта хозяйственной жизни.