Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как стать успешным персональным ассистентом руководителя». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Представим на минутку, что на позиции помощника в одной организации вы работаете уже не первый год. Основные задачи усвоены, должностные обязанности вы знаете, как «Отче Наш», скорость их исполнения доведена до предельного максимума, работа с руководителем приносит вам удовлетворение, взаимоотношения с коллегами – дружелюбны, с той степенью субординации, что работать всем комфортно и удобно…
Какие вопросы вы должны задать работодателю в первые дни работы?
Все мы, так или иначе, хотя бы один раз в жизни проходили собеседование при приеме на работу. По этому поводу написано немало книг, в коих авторы рекомендуют использовать те или иные психологические приемы, учат читать язык жестов собеседника, грамотно презентовать себя, держать «марку» и т.д. Думаю, при желании все эти премудрости можно изучить. На этом мы останавливаться не будем. Предположим, вы прошли конкурсный отбор, уладили финансовую сторону вопроса, получили обещанный социальный пакет и уже завтра в накрахмаленной блузе вас ожидают в Компании Вашей Мечты в должности персонального ассистента (либо в иной должности с функциями личного помощника руководителя).
И теперь ваша очередь задавать работодателю вопросы, от ответов на которые зависит ваша обоюдная рабочая жизнь. Увы, о необходимости задавать вопросы на собеседовании и в первые дни работы ничего не пишут в вышеупомянутых брошюрах, буклетах, рекомендациях для соискателей. Именно поэтому я и предложу вашему вниманию некоторые из них.
Сразу оговорюсь, данные советы обобщены и носят исключительно рекомендательный характер. В связи с этим и применяться они должны в контексте конкретной профессии и конкретной должности – порой часть этих вопросов вашему будущему шефу вовсе бессмысленно задавать, ибо выполнение данных поручений просто не входит в ваши должностные обязанности.
Итак, при приеме на работу я бы предложила вам задать работодателю следующие блоки вопросов:
1. Тайм-менеджмент.
1.1. С какого времени руководитель планирует начинать свой рабочий день и рабочие встречи?
1.2. Есть ли константные рабочие встречи (например, с руководителями структурных подразделений), о которых вам необходимо знать и оповещать участников?
1.3. В какое время у руководителя обед, оно фиксировано, носит плавающий характер и может быть использовано для деловых переговоров?
1.4. Какое время дня лучше отводить на встречи по личным вопросам; в какое время руководитель занят и его лучше не беспокоить; до какого времени руководитель, как правило, назначает встречи?
1.5. Есть ли у руководителя постоянные личные задачи и встречи, о которых вам необходимо знать, чтобы контролировать регламент тайм-менеджмента: занятия спортом; необходимость забирать детей из садика / школы; руководитель живет за городом, и ему необходимо выезжать до определенного времени, дабы не провести в пробке весь вечер и т.д.
1.6. Для удобства планирования рабочего дня руководителя предлагаю использовать график еженедельных встреч. Естественно, данная таблица также носит рекомендательный характер и может быть изменена. В такой бланк можно заранее вписать плановые еженедельные встречи, выделив их цветом. А в график конкретной недели вам останется добавить только разовые встречи, т.е. переменную информацию. См. Пример 1.
2. Рабочие моменты.
2.1. Входит ли в ваши обязанности исполнение / контроль исполнения каких-либо постоянных отчетов, дайджестов, подборки материалов?
Например: ежедневно к 11 часам вам необходимо подготовить дайджест основных бизнес-СМИ; распечатать курсы валют на текущий день; ежедневно контролировать исполнение бюджета совместно с финансовым директором и т.д.
2.2. В каких производственных совещаниях руководитель планирует использовать ваши филологические навыки переводчика. Данное понимание необходимо вам для того, чтобы заранее ликвидировать слабые места в вашем лексическом запасе по той или иной специфике.
2.3. Какие категории сотрудников / коллег могут быть допущены к руководителю в рабочем порядке, а кому следует записываться.
Спустя некоторое время вы сами уже будете знать / понимать / интуитивно чувствовать, каких сотрудников руководитель может принять в данное время, а каких имеет смысл перенести на другой день.
Бывают посетители «поглотители времени» – это те люди, чаще всего в почтенном возрасте, чей профессионализм и многолетний стаж не позволяют руководителю прервать порой пустые и не относящиеся к работе монологи данных кадров. Так вот, функцию дипломата в данном случае необходимо взять на себя именно вам. Можете тактично заметить, что у руководителя запланирована следующая встреча, и в распоряжении господина N., увы, всего 20 минут. Как правило, такие ограничения работают.
Чек – лист: обязанности ассистента
Если вы к ним не готовы, лучше не связывать свою жизнь с этим направлением. Думаю, это единственная должность, которая совмещает в себе поручения делового и личного характера. Ещё на стадии собеседования обсуждается весь спектр вашего функционала, но не исключено, что они могут со временем расшириться. Сразу на “берегу” обсудите с непосредственным начальником, какие помощник руководителя обязанности должен исполнять, чтобы, проработав несколько месяцев не разочароваться и не потерять время обеих сторон.
Перечислю только основные:
- Административная поддержка: ведение календаря, координация и организация внешних и внутренних встреч, а также поездок, которые необходимо заранее запланировать и организовать (командировки, выставки, учёба, отпуска, плюс мероприятия компании и другие события).
- предоставлять информацию о людях, с которыми предстоит встретиться.
- полная travel-поддержка руководителя и его семьи: заказ и приобретение билетов на бизнес-мероприятия по всему миру; бронирование гостиниц, ресторанов, оформление виз, организация трансфера, аренда автомобилей и другое;
- сбор и подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов;
- разбор, ведение деловой переписки даже с личной почты руководителя;
- в обязанности ассистента входит протоколирование совещаний в формальной и неформальной обстановке;
- доведение до сотрудников указаний, распоряжений, поручений, контроль их исполнения по срокам и качеству. В этом мне помогает CRM-система, о которой расскажу подробнее в одной из статей.
- выполнение личных поручений.
- ведение личных финансов: расчет текущих расходов, оплата мобильной связи и других затрат
- ведение графика и контроль медицинских обследований;
- контроль дней рождения и знаменательных праздников (ведение ежегодной базы, согласование подарков и их отправка);
- подбор, руководство и контроль за домашним персоналом.
Персональный ассистент в будущем — карьерный рост или фиаско?
Выпускники вузов, которые хотят иметь хороший старт в карьере, часто интересуются, как стать бизнес ассистентом. Ведь развитие возможно в двух направлениях: горизонтально или вертикально. От этого будет зависеть ваша стратегия дальнейших действий:
- Горизонтальное развитие. Не каждый boss захочет отпускать ценного сотрудника. Скорее всего, он повысит вам зарплату и будет как-то поощрять в работе, а не согласится отказаться уже от привычного для него человека. А новый персональный ассистент руководителя потребует много времени и сил на обучение.
- Вертикальное развитие. Один из вариантов, который может вас ждать, если хотите сами и шеф даёт «зелёный свет» — это должность руководителя проекта, подразделения, заместителя или вовсе исполнительного директора. Иногда случается, что кто-то даже открывает своё дело. К такому уровню готов не каждый, задумываясь как стать бизнес ассистентом, но если вы хотите вертикальной карьеры – то выстраивайте стратегию к достижению желаемого.
Почему нельзя пускать все на самотек?
Однажды ко мне обратилась девушка, которой нужен был ассистент. Мы составили портрет идеального кандидата и текст вакансии, опубликовали его на разных платформах. Я пригласила на интервью семь человек, которых она выбрала. Двое из них попали на тестовый период. По его окончании соискатели перестали выходить на связь.
Зачастую ассистента мы находим не с первого раза. Это довольно сложная позиция, поэтому иногда воронку приходится повторять по несколько раз.
Мы разместили вакансию еще раз, пятерых соискателей пригласили на собеседование. Девушка отобрала троих на тестовый период, и через две недели эти кандидаты тоже пропали с радаров. Я решила разобраться и поняла, что во время тестового периода девушка устанавливала тяжелую рабочую атмосферу, от которой ассистенты хотели сбежать. Мы в третий раз нашли кандидатов, но ей никто не понравился, и она остановилась на тех, кто не подошел в первые две попытки. На этот раз люди не сбежали, но написали: “Извините, мы не готовы с вами работать”.
Проблема заключается в том, что ассистент – это позиция, которая находится очень близко к работодателю. Люди должны не только быть профессионалами, но и сходиться ценностно и эмоционально. После этой ситуации я стала контролировать общение руководителя и ассистента во время тестового периода. Так я могу подрегулировать обстоятельства, чтобы избежать конфликтов.
Советы будущим ассистентам от НR
Во-первых, не бойтесь браться за поручения, которые вы не понимаете, как делать. Почти любым навыкам можно обучиться в процессе по инструкции из интернета.
Во-вторых, не бойтесь быть проактивными и первыми предложить руководителю улучшить что-то в рабочих процессах. Со стороны вы можете лучше увидеть, как решить ту или иную проблему.
В-третьих, не тушуйтесь на первом созвоне и рассказывайте все, как есть. Даже если на предыдущем месте работы у вас был негативный опыт – поделитесь. Ошибка, совершенная раньше, не является критерием, из-за которого вас не возьмут. Лучше всего о вас расскажет то, как вы исправили свой недочет, чему вы научились на этом опыте.
В-четвертых, не обязательно на первом собеседовании говорить, что у вас есть еще одно место работы. Как правило, работодатель предлагает тестовый период, используйте это время, чтобы понять, хватает ли вам времени на то, чтобы вести два проекта.
Права и ответственность ассистента руководителя
Сказав об обязанностях ассистента главы компании, нельзя не сказать о его правах. Чтобы такой специалист выполнял свои прямые обязанности качественно, следует отразить в его должностной инструкции следующие права:
-
Предлагать способы улучшить свою работу, усовершенствовать бизнес-процессы во всей компании.
-
Требовать соблюдать права, установленные трудовым договором, и добиваться обеспечения подходящих условий для работы.
-
Принимать только те решения, которые входят в компетенцию ассистента руководителя.
-
Получать нужные данные и документы, требующиеся для исполнения должностных обязанностей.
Типичные ошибки начинающих помощников руководителей
Такая должность, как ассистент руководителя, звучит солидно и производит впечатление. Но этот работник несёт серьёзную ответственность: любой его промах может создать очень масштабные проблемы для предприятия. Если вы раздумываете насчёт собственной карьеры и рассматриваете вариант помощника генерального директора, обязательно изучите, какие последствия могут повлечь ошибки на данной должности.
-
Рассеянность
Главное качество ассистента руководителя компании — это внимательность. Если вы забывчивы и рассеянны, на такой должности не преуспеете. Придётся учиться отвечать за свои действия, быть дисциплинированным и соблюдать дедлайны.
Если вы склонны отвлекаться на любую пролетающую мимо птичку, не умеете концентрироваться на задаче, то просто не справитесь с лавинообразным потоком работы, который сваливается на ассистента руководителя. Идеальный кандидат — тот, кто умеет фокусироваться, не распыляет внимание и относится к любому заданию серьёзно.
-
Опоздания
Плюсы и минусы профессии
|
Плюсы |
Минусы |
|
|
Кто такой бизнес-ассистент и зачем нужен бизнесу?
“За каждым успешным мужчиной стоит его женщина” — так говорили раньше.
Но времена изменились. И теперь можно с уверенностью сказать, что основа любого успешного бизнеса — правильно подобранный персонал, который начинается с найма бизнес-ассистента.
Бизнес-ассистент — это человек, которому можно доверить если не всё, то очень многое. В зависимости от его полномочий и функционала, такой сотрудник может выполнить практически любые поручения: напомнить о дне рождении двоюродной бабушки или нанять специалистов на аутсорс.
Это не тот, кто просто обладает дипломом секретаря и умеет заниматься административной деятельностью. Бизнес-ассистент — это правая рука собственника и доверенное лицо, которое помогает придерживаться заданного курса.
Поэтому собственнику очень важно найти не просто компетентного ассистента, но и того, кому можно полностью доверять — без этого работать в надежном тандеме точно не получится.
Для чего в первую очередь необходим бизнес-ассистент:
- Для освобождения времени, большая часть которого уходит на такие задачи, как: документооборот, поиск в Интернете, планирование расписания;
- Для делегирования, которое для многих собственников является довольно болезненным процессом. Почему? Передать дела — значит, разделить ответственность. А именно: разграничить полномочия, определить должностные функции, уменьшить контроль, заняться обучением нового члена команды. И пройти данный процесс в тандеме с доверенным лицом значительно проще и легче;
- Для оптимизации бизнес-процессов: работа ассистента нацелена на достижение результатов, поэтому в его задачи входит курирование вопросов, которые влияют на успех всего предприятия в целом.
Как нанять подходящего бизнес-ассистента надолго?
Говорят, что нанимая бизнес-ассистента вы сразу должны почувствовать химию. А именно: ощущение, что вы нашли того самого идеального кандидата, который может заканчивать за вас фразы. Ниже разберем, на что нужно обращать внимание, чтобы ваш бизнес-ассистент быстро интегрировался в компанию и стал преданным членом команды на долгие годы.
- Соответствие компетенций бизнес-роли. Это первое, от чего нужно отталкиваться. Когда вы описываете все бизнес-процессы и роли в вашей компании, то хорошо видите, какой набор компетенций и навыков должен быть у каждого сотрудника, чтобы эффективно реализовывать тот или иной процесс. Бизнес-ассистент не исключение.
- Психологическая совместимость. Существует огромное множество различных делений и классификаций: холереки и сангвиники, интроверты и экстраверты, визуалы и аудиалы, истероиды и шизоиды. Если пропустить описание каждого из них и сразу перейти к сути, то ваш бизнес-ассистент должен быть чем-то похож на вас. Если вы предпочитаете быстро говорить, то вам комфортнее общаться с теми, кто так же оперативно излагает свои мысли. Если у вас сильно развито абстрактное мышление, то важно, чтобы и ваш помощник понимал о чем речь, когда вы начинаете говорить метафорами.
- Компенсация слабых сторон. Несмотря на то, что бизнес-ассистент должен быть вашим продолжением, ему также необходимо обладать теми качествами, которых не хватает вам. Если вы не умеете планировать свое время, то ассистент обязан проследить за вашим графиком и выстроить удобное расписание.
- Вкус и чувство прекрасного. Бизнес-ассистент и руководитель говорят на одном языке, когда эти составляющие совпадают. Классическая музыка или хеви металл, посещение выставок или футбольный матч — выбор схожего досуга и увлечений помогают людям выстроить долгосрочные доверительные отношения.
- Карьерные амбиции. Надолго остается тот сотрудник, который видит дальнейшие перспективы и может реализовать свои профессиональные амбиции. Из нашего опыта можем с абсолютной уверенностью сказать, что бизнес-ассистенты это те люди, которые любят развиваться во всём и всегда, заниматься интересными нестандартными задачами и достигать новых вершин, иначе им очень быстро становится скучно.
Общие обязанности помощника руководителя
Ассистент работает непосредственно с руководством организации, выполняя и личные поручения, и профессиональные обязанности. Они обычно включают в себя:
- ведение делопроизводства руководителя, а в некоторых случаях и всей организации. На отдельных предприятиях ассистенты руководят секретариатом организации;
- координация деятельности руководства. Составление графиков деловых совещаний, напоминание начальству о событиях и мероприятиях разного рода;
- ведение переписки от имени организации;
- прием и перераспределение входящих телефонных звонков;
- обеспечение руководителя всей необходимой информацией по запросу.
Должностная инструкция помощника руководителя
Структура должности «помощник руководителя», обязанности, требования к образованию и опыту работы должны быть прописаны в должностной инструкции. Это документ, обеспечивающий прозрачность требований руководства и легкий контроль за исполнением обязанностей работника.
Должностная инструкция носит нормативный характер и обязательна к исполнению. В этом документе прописываются все тонкости работы помощника руководителя. Это практически руководство к действию. Документ включает в себя не только обязанности, но и права, ответственность и особенности решения трудовых споров.
В связи со спецификой деятельности помощника руководителя, к составлению его должностной инструкции надо отнестись с особым вниманием. Обязательно следует прописать особенности работы, нюансы организации времени труда и отдыха, компенсации за переработки.
Следует отличать должностную инструкцию ассистента от того же документа на должность «помощник руководителя проекта». Обязанности последнего часто временные, как и сама работа.
Какие ошибки допускает ассистент
У ассистента руководителя есть завидные перспективы карьерного роста. Знания и навыки, полученные при работе на своего начальника, подготавливают помощника к запуску собственного бизнеса. Помощник на примере руководителя учится взаимодействовать с подчиненными, планировать работу и принимать стратегические решения, формировать отчетность. После работы ассистентом сотрудник может вырасти не только вне компании, но и внутри нее, поднявшись на должность руководителя отдела, направления, филиала.
Однако достигнуть карьерных высот могут помешать ошибки, которые допускают ассистенты в работе. Главные причины неудач на карьерном пути – невнимательность, несоблюдение сроков. Эти ошибки вытекают из неумения определять приоритеты в работе, неумения планировать рабочее время, невладения принципами тайм-менеджмента.