Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Личные дела сотрудников 2024 год». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Первоначально необходимо отметить, что работодатели являются ответственными за сохранность и конфиденциальность личных данных своих работников. Поэтому все копии документов должны храниться в надежном и защищенном от несанкционированного доступа месте.
Какие документы включаются в состав личного дела
Состав личных дел, как и порядок формирования, для частного предпринимательства не закреплен на законодательном уровне, но он должен быть должным образом прописан в локальном акте фирмы.
Документы, которые обычно принадлежат к личному делу, условно можно разделить на несколько групп:
-
Первичная документация при приеме на работу. К таковой относятся те документы, что сотрудники предоставляют при трудоустройстве, и те, которые заполняются и заводятся непосредственно при оформлении. Это могут быть:
- резюме;
- документы об образовании и квалификации;
- копии удостоверяющих документов (паспорта, СНИЛС, идентификационного кода, если он есть);
- рекомендации или отзывы от предыдущих работодателей (при необходимости);
- документ или его копия о воинском учете (если имеется);
- справка об отсутствии судимости (нужна при приеме на определенные должности);
- данные медосмотра;
- заполненная анкета (если это предусмотрено);
- заявление о трудоустройстве;
- копия приказа о приеме;
- заключенный трудовой договор и т.д.
-
Бумаги, которые появились в процессе работы на данной должности. Они могут отражать профессиональные достижения работника или его социальную динамику. К ним могут быть отнесены:
- различные квалификационные удостоверения;
- водительские права;
- свидетельство о браке или разводе, если эти события имели место во время занятости;
- свидетельства о рождении детей (то же обоснование);
- должностная инструкция;
- заключаемые допсоглашения (если это делалось);
- копия договора о материальной ответственности (если должность его предусматривает);
- акты о прохождении аттестации;
- данные очередных медосмотров;
- документы об установлении медограничений или инвалидности (если это случилось во время работы);
- копии приказов про внутреннее изменение должности (перевод, повышение, понижение и др.);
- данные о дисциплинарных взысканиях и рабочих поощрениях;
- заявления на отпуск;
- докладные, объяснительные, служебные записки и т.д.
-
Документы, закрывающие трудовые отношения с данным работодателем. Прежде чем дело будет прекращено, его надо должным образом завершить. Последними документами в папке личного дела могут быть:
- заявление на увольнение;
- копия приказа об увольнении;
- документы об увольнении в связи с внешним переводом;
- свидетельство о смерти сотрудника.
Как выдать дело на руки?
При необходимости, человек может получить доступ к своему делу и получить его на руки. Ответственный работник кадровой службы должен оформить этот факт в учётной карточке. Она будет содержать в себе следующую информацию:
- номер личного дела, выданного на руки;
- дата, когда произошла выдача;
- ФИО работника, его должность;
- номер телефона для связи;
- подпись сотрудника, который взял дело на руки;
- дата, когда дело было возвращено в отдел кадров;
- подпись ответственного сотрудника кадровой службы о возврате дела.
Устаревшие документы и законодательство
В 2024 году в личное дело сотрудника запрещено включать устаревшие документы, которые больше не имеют юридической силы или не соответствуют действующему законодательству.
В связи с быстрым темпом изменений в области трудовых отношений и правового регулирования, необходимо актуализировать личные дела сотрудников и проводить регулярную проверку на наличие устаревших документов.
К таким документам, которые следует исключить из личного дела сотрудника, могут относиться:
- Устаревшие рабочие контракты: предыдущие рабочие контракты, которые более не являются актуальными и не используются для определения условий труда сотрудника. Новые контракты, заключенные после истечения срока старого контракта, должны быть включены в личное дело.
- Устаревшие правила внутреннего трудового распорядка: если внутренние правила компании были изменены или пересмотрены, устаревшие версии не должны храниться в личном деле сотрудника.
- Устаревшие документы об обучении: если у сотрудника имеются более свежие документы об обучении или повышении квалификации, устаревшие версии должны быть исключены из личного дела.
- Устаревшие бланки отчетности и документации: если формы отчетности и другая документация были обновлены или заменены, устаревшие бланки не должны храниться в личном деле сотрудника.
Соблюдение правил актуализации и хранения личных дел сотрудников является важной составляющей процесса управления персоналом и помогает обеспечить соответствие компании действующему законодательству и нормам трудовых отношений.
Изменения законодательства о хранении копий документов в 2024 году
С 1 января 2024 года вступают в силу изменения в законодательстве о хранении копий документов работника в личном деле. Отныне работодатели будут обязаны соблюдать новые требования и ограничения, касающиеся хранения этих документов. Важно осознать и внедрить все необходимые изменения, чтобы избежать штрафных санкций и проблем с соответствием.
- Запрещается хранить в личном деле копии документов, содержащих информацию о политических и религиозных убеждениях работника. Новое законодательство призвано защитить права работников на свободу мысли и вероисповедания, а также предотвратить дискриминацию на основе этих критериев.
- Копии паспорта работника и других документов, содержащих персональные данные, должны храниться в зашифрованной форме, чтобы предотвратить возможные утечки информации и несанкционированный доступ к ней.
- Работодатель должен установить соответствующие технические и организационные меры для защиты копий документов от утраты, хищения или повреждения. Для этого можно использовать сейфы, электронные базы данных или другие средства хранения.
- Предусматривается обязанность работодателя обеспечить конфиденциальность копий документов и неразглашение их информации третьим лицам без согласия работника или наличия законных оснований, таких как запросы суда или правоохранительных органов.
- Если работник пожелает удалить свои личные данные, то работодатель обязан выполнить это требование в течение 30 дней с момента получения заявления с указанием оснований.
- По истечении срока хранения личного дела, указанного законодательством, работодатель обязан уничтожить все копии документов, связанных с работником. Никакая информация не может быть использована против работника после уничтожения.
Внедрение этих изменений в процессы хранения копий документов в личном деле работника является неотъемлемой частью соблюдения законодательства и обеспечения защиты личных данных. Ознакомьтесь с новыми правилами и примите все необходимые меры для их выполнения с наступлением 2024 года.
Перечень документов, запрещенных для хранения в личном деле работника
При формировании личного дела работника необходимо учесть ограничения по хранению определенных документов. Следующие документы запрещено хранить в личном деле работника:
| Документы | Причины запрета |
|---|---|
| Медицинские справки и результаты обследований, содержащие информацию о состоянии здоровья и инвалидности работника | Сведения о состоянии здоровья являются личными и конфиденциальными. Их хранение должно осуществляться отдельно в медицинском учреждении. |
| Личные фотографии и сведения о персональной жизни работника | Данные являются конфиденциальными и не относятся к трудовой деятельности работника. |
| Документы, содержащие информацию о политических и религиозных взглядах работника | Уважение к приватной сфере и уверенность в равноправии граждан являются основными причинами запрета хранения таких документов. |
| Личные письма и корреспонденция работника | Данные являются приватными и не относятся к рабочим обязанностям работника. |
| Документы, содержащие информацию о членам семьи, родственниках или близких работника | Данные являются конфиденциальными и необходимо соблюдать право на личную жизнь членов семьи и близких лиц. |
При создании и хранении личного дела работника необходимо соблюдать законодательные требования, устанавливающие ограничения по хранению определенных документов. Нарушение правил хранения может повлечь за собой административную или дисциплинарную ответственность.
Банковские документы и информация о доходах
В личном деле работника 2024 года не допускается хранение банковских документов и информации о доходах. Эти данные, такие как выписки из банковских счетов, информация о заработной плате, декларации о доходах и прочие, содержат конфиденциальную информацию, которая не должна быть доступна посторонним лицам.
Банковские документы могут содержать данные о финансовом состоянии работника, его счетах, платежах и других финансовых операциях. Эта информация может быть использована мошенниками или злоумышленниками для незаконных действий, поэтому ее хранение в личном деле сотрудника является недопустимым.
Информация о доходах, в свою очередь, содержит данные о размере заработной платы, премиях, дополнительных выплатах и других доходах работника. Эти данные также являются конфиденциальными и должны храниться в соответствии с требованиями закона о защите персональных данных.
Для безопасности работника и защиты его личной информации рекомендуется хранить банковские документы и информацию о доходах в специальных защищенных хранилищах, позволяющих ограничить доступ к этим данным только уполномоченным лицам.
Изменения в ФЗ «О персональных данных»
С 1 января 2024 года вступают в силу изменения в Федеральный закон «О персональных данных». Данные изменения направлены на ужесточение требований к обработке и защите персональных данных.
Одним из ключевых изменений является введение новых правил для организаций, которые осуществляют обработку персональных данных. Теперь, для этого требуется получение согласия субъекта персональных данных в письменной форме. Отказ от предоставления согласия должен быть документально оформлен и сохранен для дальнейшей проверки соответствия обработки персональных данных законодательству.
Для обработки особых категорий персональных данных, таких как биометрические данные, данные о здоровье и религиозных убеждениях, иностранных граждан и лиц без гражданства, требуется получение согласия субъекта персональных данных в письменной форме с указанием категории персональных данных, которые будут обрабатываться.
Также, с 2024 года введены новые требования к охране персональных данных. Организации обязаны обеспечить соблюдение конфиденциальности и безопасности персональных данных при их обработке, передаче и хранении. При этом, введены новые штрафы за нарушение указанных требований, включая штрафы для должностных лиц организации.
| Изменения | Дата вступления в силу |
|---|---|
| Введение новых требований к получению согласия субъекта персональных данных | 1 января 2024 года |
| Необходимость получения согласия субъекта при обработке особых категорий персональных данных | 1 января 2024 года |
| Ужесточение требований к охране конфиденциальности и безопасности персональных данных | 1 января 2024 года |
Изменения в системе по найму и увольнению
С 1 января 2024 года вступают в силу важные изменения в сфере кадрового делопроизводства, касающиеся системы по найму и увольнению сотрудников.
Одно из ключевых изменений заключается в том, что работодатель должен теперь предоставить соответствующий контракт каждому новому сотруднику перед его принятием на работу. В контракте должны быть прописаны условия труда, заработная плата, график работы и другие существенные положения. Это изменение направлено на повышение прозрачности и защиты интересов работников.
Кроме того, новое законодательство предусматривает более жесткую ответственность работодателей за нарушение прав сотрудников при увольнении. Работодатель обязан предоставить письменное уведомление не менее чем за 30 дней до увольнения с указанием причин прекращения трудового договора. Также работодатель может быть обязан выплатить компенсацию сотруднику в случае необоснованного увольнения. Это изменение направлено на защиту работников от неправомерных действий со стороны работодателей.
| Изменение | Описание |
|---|---|
| Прозрачность трудовых отношений | Работникам должны быть предоставлены контракты с указанием условий труда и заработной платы. |
| Увольнение по справедливым причинам | Работодатель должен предоставить письменное уведомление о прекращении трудового договора и возможно выплатить компенсацию при необоснованном увольнении. |
Личные документы третьих лиц
В личном деле работника в 2024 году не допускается хранение личных документов третьих лиц. Под третьими лицами понимаются физические и юридические лица, не являющиеся работниками организации.
Среди личных документов третьих лиц, запрещенных к хранению в личном деле работника, можно выделить следующие:
- Паспорта, удостоверения личности, водительские права и другие документы, удостоверяющие личность физического лица;
- Документы юридического лица, включая учредительные документы, свидетельство о регистрации, уставы и другие аналогичные документы;
- Договоры, соглашения и прочие документы, подтверждающие факт совершения сделок между третьими лицами;
- Медицинские документы, содержащие конфиденциальную информацию, такие как медицинские карты, заключения и диагнозы;
- Банковские документы, включая выписки по счетам и другую конфиденциальную информацию;
- Документы, содержащие коммерческую и служебную тайну третьих лиц;
- Личные фотографии, письма и иные материалы с личной информацией третьих лиц.
Хранение указанных личных документов третьих лиц может нарушить их конституционные права на сохранение личной и коммерческой тайны, а также нарушить принципы защиты персональных данных.
Формирование и ведение личного дела
Личные дела могут вестись на всех сотрудников или только на определенных (например, на руководящий состав, сотрудников бухгалтерии, материально ответственных лиц и т. п.). Оформлением личного дела в большинстве случаев занимается сотрудник отдела кадров, назначенный ответственным за их ведение и хранение. В обязанности данного работника обычно входит формирование личного дела, внесение в него различных записей, помещение и изъятие документов, заверка копий, ведение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел и т. д.
Формирование личного дела начинается в момент приема сотрудника на работу и ведется в течение всей его трудовой деятельности в данной организации. Каждое личное дело должно храниться в отдельной папке, на титульном листе которой указываются:
- наименование организации;
- структурное подразделение, в котором сотрудник работает;
- номер личного дела;
- заголовок, то есть Ф. И. О. сотрудника;
- дата начала ведения личного дела (обычно это дата издания приказа о приеме на работу);
- дата окончания его ведения (дата издания приказа об увольнении);
- количество листов самого дела (лучше всего данную графу заполнять при сдаче лчного дела в архив);
- срок хранения (прописывается при закрытии личного дела).
Бланк титульного листа приведен в приложении 11 к Основным правилам работы архивов организаций (далее – Правила), одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.
После заполнения титульного листа в папку помещаются все необходимые документы в хронологическом порядке. Однако очень часто возникают вопросы о порядке расположения документов, предъявляемых работником, и бумаг, фиксирующих факт трудоустройства. Связано это с тем, что на них практически всегда стоит одна и та же дата. В большинстве случаев данные бумаги располагаются следующим образом:
- личная карточка по форме Т-2;
- анкета;
- резюме;
- заявление о приеме на работу;
- копия приказа о приеме на работу;
- трудовой договор;
- копии паспорта, СНИЛС, ИНН (при наличии), документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу) и т. д.
Одновременно с личным делом начинают вести его внутреннюю опись, которая составляется на отдельном листе и прикрепляется к делу. Опись составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Внутренняя опись заполняется на протяжении всего времени ведения личного дела. В ней фиксируются поступления новых документов либо изъятие бумаг (например, срок хранения закончился), а также замена подлинников копиями. Бланк внутренней описи приведен в приложении 10 к Правилам и должен содержать:
- номер и заголовок (Ф. И. О. работника) личного дела, к которому она составляется;
- графу «порядковый номер документа»;
- графу «индекс документа» (заполняется при наличии);
- графу «дата документа»;
- графу «заголовок документа»;
- графу «дата включения документа в личное дело»;
- графу «примечание», в которой обычно отражается изменение состава документов дела (изъятия, замена копиями и т. д.).
Все личные дела регистрируются в журнале учета. Форма журнала не утверждена, и его можно изготовить самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера личных дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.
Документы для личного дела работника и его формирование
После увольнения работника его личное дело передается на хранение. На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, личные дела должны храниться в учреждении 75 лет.
Однако прежде, чем передать дело на хранение после увольнения работника, оттуда следует изъять копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании и других предоставленных работником документов, содержащих его персональные данные (п. 7 ст. 5 Закона № 152-ФЗ). Эти данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом. Поэтому в личном деле оставляют только оригиналы и копии документов, которые касаются работы в учреждении. На них также составляются описи.
Из документов личного дела извлекаются все скрепки и скобы степлера.
При передаче дел в архив, если они небольшие, допускается сшивать их в «наряды». В этом случае составлять внутренние описи к каждому личному делу не обязательно. Но в начале наряда необходимо поместить общую внутреннюю опись вошедших в него личных дел – после обложки.
* * *
Остается отметить, что если вы решили оформлять на работников личные дела, то для начала желательно установить порядок их формирования, хранения, использования и защиты локальным актом организации. Кроме этого, возможно, придется приобрести специальные шкафы или сейфы. Ну и конечно, не следует забывать о том, что к работнику, осуществляющему обработку персональных данных и ответственному за их хранение, и к организации могут быть применены меры административной ответственности по ст. 13.11 КоАП РФ, согласно которой обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством РФ в области персональных данных, либо обработка персональных данных, несовместимая с целями их сбора, влечет предупреждение или наложение административного штрафа: на должностных лиц – от 5 000 до 10 000 руб., на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.
Образец оформления внутренней описи личного дела
Внутренняя опись документов личного дела
─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
(фамилия, имя, отчество работника)
| N п/п | Наименование документа | Кол-во листов | Дата выдачи документа | Кому выдан документ | Дата возврата документа | Подпись работника кадровой службы |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1 | Дополнение к личному листку по учету кадров | |||||
| 2 | Личный листок по учету кадров | |||||
| 3 | Автобиография | |||||
| 4 | Копия диплома об образовании | |||||
| 5 | Трудовой договор | |||||
| … | ||||||
| И т.д. |
Документы о противодействии коррупции
|
ВИД ДОКУМЕНТА |
СРОК ХРАНЕНИЯ |
ПРИМЕЧАНИЕ |
| Планы противодействия коррупции | Постоянно | – |
| Локальные нормативные правовые акты (порядки, перечни должностей, положения) по противодействию коррупции | Постоянно | – |
| Методические документы (рекомендации, памятки, разъяснения) по противодействию коррупции | 3 года (1) | (1) После замены новыми |
| Справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера | 50/75 лет | – |
| Документы (акты, заключения, возражения, пояснения) проверок соблюдения государственными и муниципальными служащими положений законодательства Российской Федерации о противодействии коррупции | 5 лет | – |
| Документы (заявления, докладные, служебные, объяснительные записки, заключения) комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов | 5 лет | – |
| Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления) о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений | 5 лет | – |
| Документы (акты, справки, служебные записки), связанные с применением взысканий за коррупционные правонарушения, совершенные государственными и муниципальными служащими | 5 лет | – |
| Уведомления работодателя работниками: | – | |
| а) о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными гражданскими и муниципальными служащими; | 5 лет | |
| б) о получении подарков в связи с протокольными мероприятиями, служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением ими служебных (должностных) обязанностей; | 5 лет | |
| в) о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; | 5 лет | |
| г) о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов | 5 лет | |
| Журналы, базы данных регистрации: | – | |
| а) уведомлений о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; | 5 лет | |
| б) уведомлений о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными и муниципальными служащими; | 5 лет | |
| в) служебных проверок государственных и муниципальных служащих; | 5 лет | |
| г) уведомлений о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов; | 5 лет | |
| д) уведомлений о получении подарков в связи с протокольными служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением служебных (должностных) обязанностей; | 5 лет | |
| е) протоколов комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов; | 5 лет | |
| ж) обращений граждан и организаций, поступивших по “телефону доверия” по вопросам противодействия коррупции | 5 лет | |
| Переписка по вопросам противодействия коррупции | 5 лет | – |
Документы, необходимые для заполнения личной карточки
Личная карточка заполняется работником кадровой службы сразу же после оформления трудовых отношений и издания приказа (распоряжения) о приеме на работу. При заполнении личной карточки используются данные документов, предоставленных сотрудником при трудоустройстве.
В целях заполнения личной карточки потребуется следующий комплект документов:
- паспорт или заменяющий его документ (например, временное удостоверение личности);
- трудовая книжка;
- страховое пенсионное свидетельство (СНИЛС);
- военный билет (для военнообязанных);
- документ об образовании (аттестат, диплом) для специалистов.
В некоторых случаях (они специально оговорены в ТК РФ) могут потребоваться:
- документ, подтверждающий прохождение медосмотра;
- загранпаспорт;
- справка о наличии (отсутствии) судимости.