Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документальное оформление недостачи при инвентаризации: что делать работодателю?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Бытует ошибочное мнение, что ведение реестра и переписи — это прерогатива торговых точек, предприятий и заводов, которые по совместительству занимаются сбытом. На самом деле все организации, даже муниципальные или благотворительные, а также частные ИП, должны регулярно проверять весь инвентарь на наличие.
Причины возникновения нехватки
Руководителю нельзя негативно и с непониманием относиться к инвентаризации, потому что часто в минусы уходят не из-за плохого исполнения обязанностей, а по причинам, которые совершенно не связаны с самими сотрудниками. Их следует учитывать. Почему не сходится баланс:
- Кража. Доказать ее часто бывает достаточно сложно, особенно если нет камер видеонаблюдения.
- Чрезвычайные ситуации — пожары, наводнения, испорченные инженерные системы (на сутки отключилось электричество, испортилось множество продуктов в холодильниках).
- Издержки на брак, а также на порчу товара. За примерку одежды денег не берут, но во время надевания ее можно испачкать, порвать. Приходится ее списывать.
- Ошибка при продаже. Иногда товары, особенно продукты без штрихкода, путают местами.
- Человек, который несет ответственность за недостачу при инвентаризации, может ошибиться в подсчетах и написать не те данные.
Так как все перечисленные причины оформляются в разном порядке, сперва следует провести анализ — из-за чего образовалась нехватка. Обычно все ответственные лица пишут объяснительные на каждый случай.
Ответственность работодателя за недостачу при инвентаризации
При проведении инвентаризации в компании возможны случаи выявления недостачи материалов или имущества. В таких ситуациях работодатель должен правильно оформить документальное подтверждение недостачи и принять необходимые меры.
Оформление недостачи при инвентаризации требует проведения следующих действий:
- Составление описи недостачи. В описи должны быть указаны все выявленные случаи недостачи, а также детали каждого случая.
- Составление таблицы расхождений. В таблице должны быть указаны все выявленные недостачи, их стоимость, а также причины возникновения.
- Проведение проводок в бухгалтерии. Отражение недостачи в учетной системе компании позволяет правильно списывать недостающие средства и имущество.
- Подтверждение недостачи. Работодатель должен предоставить органам налоговой службы и другим контролирующим органам все необходимые документы, подтверждающие факт недостачи.
Оформление недостачи должно быть своевременным и правильным, чтобы избежать негативных последствий для компании и ее бизнес-партнеров.
В случае выявления недостачи при инвентаризации работодатель несет ответственность за возможные убытки. Он должен возместить недостающие средства или имущество и принять меры для предотвращения повторения подобных ситуаций в будущем.
Бухгалтеры компании играют ключевую роль в оформлении недостачи. Они должны иметь достаточные знания и опыт для правильного проведения всех необходимых документальных процедур.
Оформление сличительных ведомостей при инвентаризации
При проведении инвентаризации товаров и имущества на складе возникает необходимость оформления сличительных ведомостей для учета возникшей недостачи. В результате инвентаризации могут возникнуть такие причины, как дефицит товаров, утеря или повреждение имущества.
Оформление сличительных ведомостей является основанием для списания недостачи, а также позволяет работодателю удержать сумму расходов на возникшую недостачу с ответственного лица.
Для оформления сличительных ведомостей при инвентаризации необходимо следовать определенному порядку. В начале документа требуется указать данные о составе лиц, проводивших инвентаризацию, а также указать дату и место проведения инвентаризации.
Далее следует описание недостачи, включая причины ее возникновения и материально виновных лиц. Стоит отразить результаты инвентаризации и указать дефицит товаров или имущества. Для каждой недостачи необходимо приложить объяснительную записку, в которой работник описывает причины возникновения нехватки и дает объяснения.
Образец написания объяснительной в отношении товаров на складе
При обнаружении недостачи или излишка товаров при инвентаризации на складе, сотрудники должны немедленно сообщить об этом руководству и составить объяснительную записку для дальнейшего рассмотрения и учета.
Объяснительная записка должна быть составлена в соответствии с установленными правилами и требованиями и содержать следующую информацию:
- Дата составления записки.
- ФИО и должность составителя записки.
- Описание выявленной недостачи или излишка товаров.
- Причина возникновения недостачи или излишка товаров (если известна).
- Действия, предпринятые для выяснения обстоятельств.
- Список товаров с указанием количества и стоимости.
- Состав обнаруженных оснований для объяснительной записки (например, акт инвентаризации или другие документы).
- Предложения по устранению недостачи или излишка товаров.
- Подпись составителя записки и дата.
Объяснительная записка должна быть составлена грамотно и четко, с указанием всех необходимых деталей и фактов. Она является основанием для дальнейшего рассмотрения и принятия решения о возможных штрафах, компенсации или других мерах в отношении ответственных лиц.
После составления объяснительной записки, ее следует представить руководству предприятия для проведения проверки и принятия решения. Руководство должно рассмотреть записку, провести необходимую проверку и принять решение о дальнейших действиях.
В случае обнаружения недостачи или излишка товаров при инвентаризации на складе, важно также учесть требования налогового законодательства. Для этого следует ознакомиться с соответствующими разделами налогового кодекса и приказами налоговых органов.
При составлении объяснительной записки следует учитывать следующие моменты:
- Указание на факт обнаружения недостачи или излишка товаров при инвентаризации.
- Ссылка на проведенную инвентаризацию и фиксацию фактов.
- Описание выявленных недостачи или излишка товаров.
- Указание на наличие материальных оснований (например, акт инвентаризации).
- Предложение по проведению дополнительной проверки или расследованию.
- Указание на возможные меры по устранению недостачи или излишка товаров.
- Заявление о готовности компенсировать ущерб или возместить излишек товаров, если таковые имеются.
Объяснительная записка должна быть составлена максимально подробно и точно, чтобы доказать свою непричастность к возникшей ситуации и готовность принять меры по устранению недостачи или излишка товаров.
При составлении объяснительной записки также рекомендуется обратиться за консультацией к специалистам в области бухгалтерского учета и налогового законодательства, чтобы быть уверенным в правильности составления и представления записки.
Последствия для материально ответственного лица
При обнаружении недостачи товара или имущества в результате инвентаризации, материально ответственное лицо должно немедленно проинформировать руководство о выявленных фактах. При этом следует описать все обстоятельства, которые могут быть связаны с возникновением такой недостачи.
Основаниями для проведения проверки и создания акта о недостаче могут быть увеличение пересортицы при приемке товара, появление нехватки готовых изделий или материалов, несоответствие заполнения ведомостей и описи, удержания или задержка материалов или товаров.
В случае если недостача выявлена при инвентаризации, лицо, ответственное за оформление акта о недостаче, должно следовать определенному порядку. Все факты должны быть зафиксированы в виде документов и предоставлены для проведения проверки руководству.
Для создания акта о недостаче необходимо заполнить специальную форму, в которой указываются причины возникновения недостачи, обстоятельства выявления, все виновные лица, а также оценку ущерба. После заполнения акта о недостаче, он должен быть представлен на рассмотрение руководства.
В дальнейшем, в зависимости от решения руководства, могут быть приняты различные меры в отношении виновных лиц. Материально ответственное лицо может быть подвергнуто дисциплинарному взысканию, а также возможны уголовные или гражданские последствия.
Таким образом, материально ответственное лицо должно быть готово к оформлению акта о недостаче при обнаружении такого факта в результате инвентаризации. Кроме того, оно должно быть готово к возможным негативным последствиям в случае выявления виновности и определения ущерба для организации.
Учет недостачи в бухгалтерии
Учет недостачи является важной составляющей бухгалтерии любого бизнеса. Недостача возникает, когда количество товаров или ценностей, указанных в учетных документах, не соответствует фактическому количеству, выявленному при инвентаризации.
Инвентаризация — это процесс проверки наличия и состояния товаров на складе или в магазине. Часто при инвентаризации выявляются недостачи, излишки или пересортицы.
Для правильного учета недостачи в бухгалтерии необходимо провести оформление результатов инвентаризации и принять соответствующие решения. В зависимости от юридических аспектов и величины недостачи, работодатель может принять различные меры, такие как установление учетных записей о недостачах, удержание суммы недостачи из заработной платы сотрудников или привлечение виновных лиц к ответственности.
Нормы естественной убыли
Правильное применение норм естественной убыли при выявлении недостачи играет важную роль, поскольку в конечном итоге влияет на решение вопроса об источнике погашения недостачи: из средств виновных лиц или за счет организации.
Приказ №95 Минэкономразвития от 31/03/03 г. устанавливает общие правила определения таких норм. Он характеризует естественную убыль как естественную потерю массы ТМЦ при сохранении их потребительских свойств. Такая потеря должна происходить в рамках нормативов, закрепленных документально. Иными словами, это допустимая величина потерь при перевозке и хранении ценностей.
Не относят к убыли естественного характера потери от брака, технологические, образовавшиеся в ходе хранения (транспортировки) в условиях нарушений правил.
В ст. 254 п. 7-2 НК РФ, которой руководствуются в целях БУ и НУ одновременно, написано, что порядок определения норм устанавливается на уровне правительства (пост. №814 от 12/11/02 г.). В постановлении идет речь об ответственности различных министерств и ведомств за разработку конкретных нормативов. Таких документов достаточно много, и члены инвентаризационной комиссии должны быть с ними ознакомлены: в зависимости от вида деятельности фирмы, контролируемых ценностей и прочих нюансов.
Так, нормы потерь при перевозке алкоголя регулируются Постановлением Госснаба СССР от 18/12/87 г. №153, кондитерских товаров при хранении — приказом Минпромторга от 01/03/13 г. №252, комбикормов — приказами Минсельхоза от 06/04/07 г. №198 (хранение), Минсельхоза №569, Минтранса №164 от 19/11/07 г. (перевозка) и т.д.
Как списать недостачу при инвентаризации
Зачастую порча зависит от покупателей, клиентов или естественного износа, времени. В таких случаях порядок оформления следующий — нужно точно посчитать убыток, выраженный в денежных единицах, а затем выпустить приказ, согласно которому данный результат проверки должен быть внесен в категорию расходов на ведение деятельности. В таком случае стоит внимательно следить, чтобы ежемесячные суммы не превышали определенной нормы, а также имели подтверждение в виде кассовых чеков и объяснительных, в обратном случае вам может быть предъявлено обвинение в растрате.
Есть определенные заранее нормативы, они же называются — издержки обращения. К ним относятся все нехватки, которые образовались при вине покупателя. Приведем пример — в продуктовом магазине клиент нечаянно разбил товар, он не обязан за него платить. Но если объем издержек превышает норму, то нужно искать уже виновного. К примеру, если был задет весь стеллаж, то, возможно, виноват мерчендайзер, который расставил продукцию не по правилам.
И наиболее строго данные требования предъявляются в госучреждениях. В коммерческой фирме руководители часто закрывают глаза, даже когда нормативы явно превышены. А вот в госструктуре любая ценность — это часть государственного бюджета, поэтому баланс там ведется очень строго. Нехватка расценивается как нанесение прямого ущерба стране. В советские времена за такое можно было бы получить высшую меру наказания. Если руководитель отдаст приказ о списании недостачи по результатам инвентаризации на большую сумму, чем это положено, то факт будет рассматриваться как нецелевое использование госсредств и растрата. За это предусмотрена уголовная ответственность.
Готовые решения для всех направлений
Магазины
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Узнать больше
Склады
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Узнать больше
Маркировка
Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.
Узнать больше
E-commerce
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Узнать больше
Учреждения
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Узнать больше
Производство
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Узнать больше
ЕГАИС
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Узнать больше
RFID
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Узнать больше
Сертификация для партнеров
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Узнать больше
Инвентаризация
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Узнать больше
Мобильная автоматизация
Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».
Узнать больше Показать все решения по автоматизации
Ответственность работодателя при недостаче при инвентаризации
При проведении инвентаризации в компаниях и организациях часто возникает ситуация, когда выявляется недостача товаров или материалов. В таком случае важно правильно оформить документы и определить ответственность работодателя.
Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации, работодатель обязан возмещать ущерб, причиненный работником в результате нарушения трудовых обязанностей. В случае выявления недостачи при инвентаризации, работодатель может удержать соответствующую сумму из заработной платы работника.
Однако, работодатель не может односторонне удержать сумму недостачи. Перед удержанием необходимо провести расследование и установить основания для возмещения ущерба. Работодатель должен проверить фактическое наличие товаров или материалов, а также провести анализ документации, связанной с их движением.
Для оформления ответственности работодателя при недостаче при инвентаризации используются следующие документы:
- Акт о выявлении недостачи — в этом документе фиксируется факт недостачи и указываются конкретные товары или материалы, которые отсутствуют.
- Договор с работником — в договоре должны быть прописаны условия удержания суммы недостачи из заработной платы работника.
- Опись имущества — в описи фиксируется наличие и состояние товаров или материалов на момент проведения инвентаризации.
При выявлении недостачи, работодатель должен провести расследование и установить причины и обстоятельства ее возникновения. Если в результате расследования будет установлено, что недостача возникла по вине работника, работодатель может удержать соответствующую сумму из его заработной платы.
Однако, важно учитывать, что работодатель не может удержать сумму недостачи полностью. Согласно Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 29 апреля 1996 года № 5 «О некоторых вопросах применения статьи 91-2 Трудового кодекса Российской Федерации», максимальная сумма удержания не может превышать 20% от заработной платы работника.
Если работник не согласен с удержанием или сумма недостачи превышает 20% его заработной платы, он может обратиться в суд с иском о взыскании удержанной суммы или о признании недостачи необоснованной.
Удержание с виновных лиц
Порядок взыскания компенсации при недостаче большинство предприятий прописывают в договоре, заключаемом во время трудоустройства потенциального работника. Таким образом, гражданин предупрежден, что в случае обнаружения нехватки товаров или денег по его вине, он будет наказан. При этом тяжелые ситуации найдут отражения в законе.
ВНИМАНИЕ! В договоре также указывается степень материальной ответственности сотрудника. Например, полная материальная ответственность имеет у завхоза и главного бухгалтера.
При недостаче, полученной на основе результатов проведенной инвентаризации, оба сотрудника будут выплачивать компенсацию в полном размере. Выделяют также ответственность:
- Коллективную.
- Частичную.
Коллективная часто встречается в супермаркетах, и выражается в виде деления недостачи при инвентаризации поровну между всеми сотрудниками. При этом ответственность за вверенный продукт лежит на каждом работнике.
Пример: Сотрудник Н трудится в банке под должностью оператора. По результатам инвентаризации была обнаружена недостача компьютерных принадлежностей, закрепленных за его должностью. В итоге с мужчины была удержана сумма, равная стоимости потерянного оборудования, материалов.
Существует два возможных варианта удержания недостачи:
- В случае увольнения удерживается сумма из расчета, полученного работником в последний день. Если его заработной платы оказывается недостаточно, тогда компания вправе потребовать возмещения убытков.
- В случае продолжения работы сотрудником недостача удерживается из ежемесячной заработной платы в виде определенного процента. При желании рабочий может погасить сумму долга сразу.
Законодательством предусмотрен порядок удержания недостачи.
Оформление сличительных ведомостей
При проведении инвентаризации с целью выявления недостачи необходимо правильно оформить сличительные ведомости. Ведомости должны содержать все необходимые данные для принятия решений по списанию недостачи, а также для определения виновных лиц и учета материального ущерба.
Оформление сличительных ведомостей включает в себя следующие этапы:
- Описание основания проведения инвентаризации. В данном разделе необходимо указать причины, которые привели к необходимости проведения инвентаризации, такие как возникновение дефицита или подозрения на недобросовестные действия со стороны ответственного лица.
- Перечень всех направлений на проведение инвентаризации. В этом разделе следует указать все направления, по которым была проведена инвентаризация, чтобы иметь возможность учесть все имущество и наличие недостачи.
- Описание порядка проведения инвентаризации. В данном разделе следует указать методы и средства, использованные при проведении инвентаризации, а также особенности, которые были учтены.
- Составление сличительных описей. В данном разделе указываются все данные по имуществу, которое подлежит инвентаризации. Каждое имущество должно быть описано подробно и указано его количество, стоимость и прочие характеристики.
- Указание ответственного лица. В этом разделе указывается ответственное лицо, которое проводило инвентаризацию, и его подпись.
- Оформление результатов инвентаризации. В данном разделе следует указать все недостачи и их стоимость, а также указать виновных лиц. В случае выявления недостачи, необходимо принять меры по удержанию сумму недостачи из заработной платы или иного имущества.
Удержание недостачи с виновных лиц: как это сделать
При возникновении недостачи материально-имущественных ценностей в результате инвентаризации склада или проведения проверки состава товаров на складе, работодатель должен принять меры для удержания недостачи с ответственного лица или лиц, виновных в возникновении дефицита. Для осуществления данной процедуры требуется корректное оформление документов и соблюдение определенного порядка.
Одним из основных документов, которые следует составить при подтверждении недостачи, является объяснительная записка от ответственного лица или лиц, виновных в возникновении недостачи. В объяснительной записке необходимо указать причины и обстоятельства, которые вызвали недостачу, а также предложить меры по предотвращению подобных ситуаций в будущем.
Дополнительно к объяснительной записке следует составить описание недостачи, включающее в себя ведомость по нехватке материальных ценностей или товаров. Описание недостачи должно содержать информацию о количестве и стоимости пропавших товаров, а также указание на лиц, виновных в недостаче.
Для проведения удержания недостачи с ответственного лица или лиц работодатель должен иметь основания. Основаниями для удержания являются подписанный приказ работодателя о недостаче, результирующие проводки в учетной системе о делении расходов по недостаче, а также отражение недостачи в отчетах инвентаризации.
Важно отразить удержание недостачи с ответственного лица или лиц в процессе оформления документов. Для этого необходимо составить соответствующие ниже ведомости:
- Приказ работодателя о списании недостачи с заработной платы лица, которое не исполнило своих обязанностей и является виновным в возникновении дефицита.
- Ведомость удержания недостачи с зарплаты, где указывается сумма и причина удержания, а также информация о работнике, с которого будет взыскана недостача.
- Ведомость удержания недостачи с иных выплат, как например, премия, повышение заработной платы или другие выплаты. В данной ведомости также указывается сумма удержания и причина его проведения.
Ведомости должны составляться с учетом особенностей ведения учета и налогообложения в соответствии с действующим законодательством.
Значимое место в оформлении документов об удержании недостачи с ответственного лица или лиц занимает отражение недостачи в учетной системе. После проведения удержания недостачи из заработной платы или иных выплат, необходимо отразить данное списание в учетной системе для правильного отражения финансовых показателей. Это позволит работодателю контролировать процесс взыскания недостачи и следить за его реализацией.
В заключение, удержание недостачи с виновных лиц является важной процедурой для работодателя. Для осуществления данной процедуры необходимо правильно оформить документы и соблюдать определенный порядок. В случае неправильного оформления или нарушения процедуры, заработодатель может столкнуться с юридическими последствиями.
Причина 7 — не оптимизировано складское хранение и внутренняя логистика магазина
А еще бывает, что недостача образуется из-за неправильной работы склада. Можно недосчитаться товара только потому, что его не нашли. Что и где лежит, в каком количестве перемещается на витрины и где хранится, никто толком не знает. Такой подход далеко не редкость, особенно в небольших розничных магазинах.
Как бороться — вот несколько элементарных правил, которые нужно соблюдать в этом ключе:
- соблюдение норм складирования. Товары должны лежать на полках и стеллажах, быть подписаны и промаркированы;
- все миграции в обязательном порядке фиксируются в журналах или учетных программах;
- за хранение назначаются ответственные лица: кладовщики, администраторы и другие сотрудники;
- склад должен удовлетворять санитарным и пожарным нормам: быть достаточных размеров, иметь хорошее освещение.