Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какой ручкой можно заполнять трудовую книжку в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В глазах работодателя трудовая – это «лицо» работника. Если она заполнена неаккуратно, неграмотно и некорректно, то ее обладатель имеет очень мало шансов устроиться на работу. Человек, который заполняет трудовую, должен понимать всю серьезность того, что он делает, и подходить к этому максимально ответственно.
Какой ручкой заполнять трудовую книжку нельзя?
Вот список канцелярских принадлежностей, которые лучше не использовать для заполнения трудовой:
- Записи красной и зеленой ручкой в трудовой книжке считаются некорректными, как и в подавляющем большинстве других документов. Такие цвета противопоказаны для использования при заполнении официальных бумаг. Сфера применения зеленой и красной пасты обычно ограничивается учебными заведениями, но у многих людей складывается ошибочное мнение, что такие цвета допускаются и в других областях.
- Заполнение трудовой книжки карандашом возможно только в тех случаях, когда по каким-то причинам возникла необходимость создать временную запись, которая в будущем может быть удалена с помощью стирающей резинки. Запись карандашом не имеет официальной силы и при поступлении на новое место работы не будет восприниматься работодателем всерьез. Только ручка и чернила могут использоваться для заполнения трудовой. Желательно не делать записей карандашом вообще, чтобы избежать лишней «грязи» в документе. Она вполне может возникнуть, например, в результате использования некачественной стирающей резинки.
- Не рекомендуется делать записи в документах ручками разных цветов. Трудовая книжка не является исключением, и если первая запись в ней была сделана черной пастой, то желательно, чтобы последующие были такого же цвета. Но этот момент нельзя назвать принципиальным, ведь заполнение разными цветами допустимо.
Настоятельно рекомендуется заполнять трудовую книжку не только аккуратно, но и внятно. Если документ заполнен слишком непонятным почерком, то это может вылиться в самые нежелательные последствия. Например, работодатель может элементарно не понять, что написано в трудовой, и отказать в трудоустройстве.
Запись о приеме на работу
При найме на работу порядок заполнения трудовой книжке такой:
- В графе 3 указывается наименование работодателя в соответствии с учредительными документами — полное и сокращенное, если оно предусмотрено. Часто кадровики указывают только сокращенное наименование, например, ООО «Ромашка», однако это неверно.
- В графе 1 строчкой ниже наименования работодателя ставится порядковый номер записи.
- В графе 2 в той же строке прописывается дата приема на работу — она берется из приказа о найме.
-
В графе 3 в той же строке делается запись о приеме. Тут правила такие:
- отдел (структурное подразделение) работодателя указывается в том случае, если это прописано в трудовом договоре;
- делается запись о должности, профессии с указанием квалификации.
Никаких иных записей при приеме на работу не делается. Например, не нужно указывать, что работник принимается по срочному договору или о том, что до принятия на работу он не имел трудового стажа.
- В графе 4 в той же строке делается ссылка на приказ, на основании которого принят сотрудник. Запись должна иметь такой вид: «Приказ от (дата) № (номер)». Допустимо в целях экономии места поменять дату и номер местами, но это уже отступление от точного следования правилам.
Печатью запись о приеме на работу не заверяется.
При внешнем совместительстве
По желанию работника информацию о совместительстве можно внести в запись об основной работе. Для этого необходимо представить подтверждающий документ: справку от работодателя, оригинал или заверенную копию кадрового приказа.
Если сотрудник уже не работает по основному месту работы, запись может быть внесена работодателем, у которого он работает по совместительству. Записи могут быть упорядочены хронологически или сгруппированы в блоки, включающие информацию о приёме и увольнении одновременно.
Запись будет выглядеть следующим образом:
- в графе 1 — порядковый номер записи;
- в графе 2 — дата приёма на работу по совместительству;
- в графе 3 — сведения о наименовании работодателя, структурного подразделения организации, должности, специальности, профессии с указанием квалификации;
- в графе 4 — дата и номер приказа (распоряжения) о приёме на работу по совместительству.
Запись разрешается делать даже в том случае, если сотрудник работал по совместительству ещё до того, как устроился на основное место.
Запись разрешается делать даже в том случае, если сотрудник работал по совместительству ещё до того, как устроился на основное место.
Советы по заполнению трудовой книжки корректно и без ошибок
- Перед началом заполнения тщательно прочитайте инструкцию и правила заполнения трудовой книжки.
- Используйте только чёрную или синюю шариковую ручку. Избегайте использования гелевых ручек или фломастеров, чтобы избежать потери информации из-за выцветания чернил.
- Пишите разборчиво и аккуратно. По возможности используйте прописные буквы.
- Не допускайте опечаток. Перепроверьте правильность написания имени, фамилии, даты и места рождения.
- Заполняйте только те поля, которые вам предназначены. Не пишите в полях, которые предназначены для заполнения работодателем.
- Вносите записи о приёме на работу, переводах, увольнениях и отпусках в соответствии с датой и фактическими обстоятельствами.
- Если вам предоставляются дополнительные документы (трудовые договоры, приказы и т.п.), прикрепите их к трудовой книжке в виде копий.
- При заполнении графы «Прием на работу» укажите точную дату начала работы, а не только месяц и год.
- При заполнении разделов о переводах, увольнениях и отпусках укажите все необходимые данные (дату, причины и т.п.).
- Не пропускайте страницы, обозначайте последний заполненный раздел и вносите записи последовательно.
Следование этим советам поможет вам заполнить трудовую книжку корректно и предотвратить возможные ошибки, которые могут привести к проблемам в будущем.
Как заполнить трудовую при устройстве на работу?
Данные вписывают в раздел «Сведения о работе» ТК. Работник может поступить в порядке приёма или перевода из другой организации или ИП.
Для сотрудника со своей бумажной ТК нужно заполнить этот раздел в следующем порядке:
- в столбце 3 указывается полное и сокращённое наименование организации или ИП-работодателя. Например, «Индивидуальный предприниматель Степанов Степан Сергеевич (ИП Степанов С.С.)». Разрешено применять штамп с двумя видами наименований. Если сокращённое наименование не предусмотрено, указывать его не нужно;
- в столбец 1 под наименованием ставится порядковый номер записи;
- в столбец 2 – дата приёма в формате ХХ.ХХ.ХХXХ;
- в столбец 3 – сама запись о приёме на работу. Нужно написать должность, профессию, специальность, квалификацию. Например, «Принят на должность инженера по снабжению 1 категории»;
- в столбце 4 ставятся реквизиты приказа о приёме на работу. Если приказа нет — реквизиты трудового договора.
Как исправить ошибку в трудовой книжке?
Даже самые ответственные и внимательные сотрудники иногда совершают ошибки при заполнении ТК. В такой ситуации не нужно паниковать: по действующим правилам внесение исправлений возможно. Итак, как правильно исправить ошибку в трудовой книжке? Главное — помнить, что зачеркивания (как и замазывания) абсолютно неприемлемы.
Например, вы заметили, что допустили ошибку в названии своей компании, однако пытаться исправить каким-либо образом эту запись не нужно. Под записью с ошибкой следует написать следующую фразу: «В наименовании организации была допущена ошибка». После этого необходимо указать правильное наименование.
Если допущена ошибка в записи о приеме на работу или увольнении, нужно под некорректной записью сделать пометку «Запись номер недействительна». Затем в ТК делается новая (правильная) запись.
Если же после записи с ошибкой появились уже другие записи, алгоритм исправления ошибок будет следующим: нужно указать порядковый номер, проставить дату, затем указать, какие сведения не соответствуют действительности и на какие их нужно заменить. В поле 4 нужно указать основания для внесения исправлений (например, реквизиты приказа). Этим способом можно исправлять ошибки и в ТК, и во вкладыше.
Иногда ошибки совершаются при заполнении титульного листа. В этом случае действует исключение: зачеркивания допускаются. Рядом с зачеркиванием нужно написать правильный вариант, заверить его подписью и печатью.
Как показывает практика, существует ряд наиболее распространенных ошибок, которые допускают как начинающие сотрудники, так и опытные кадровики. В завершение нашего материала мы приводим список типичных ошибок, зная которые, вы сможете уделить повышенное внимание проблемным моментам:
- выбран неправильный формат записи даты (месяц нужно указывать цифрами);
- не соблюден порядок внесения реквизитов приказов (например, отсутствует номер или дата);
- использованы римские символы;
- не заполнены все поля титульного листа;
- использованы сокращения в наименовании должности сотрудника или в названии подразделения;
- поставлена неправильная печать (например, запись об увольнении владельца книжки подтверждена печатью кадрового подразделения, а не гербовой).
Изменения в заполнении трудовых книжек в 2024 году
С появлением новых правил в 2024 году, порядок заполнения трудовых книжек будет регулироваться более четко и строго. Теперь владельцам трудовых книжек необходимо знать о новых правилах и порядке оформления записей.
Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку будет осуществляться с соблюдением строгого порядка. Копию записи следует заверять работодателем, а при переходе на другую работу, книжку необходимо вносить в течение месяца.
В случае смерти сотрудника, его книжка должна быть внесена в дела о смерти. При переводе на другую работу, в трудовой книжке будут прописаны данные о совместительстве. Необходимо также заполнять листы временного увольнения и их копии.
В связи с переводом на электронный формат выдачи трудовых книжек (ЭТК), бумажные бланки трудовой книжки будут актуальны в 2024 году при заполнении титульного листа, а внесение записей будет осуществляться на страницах соответствующих разделов.
Какие данные нужно внести в трудовую книжку
Трудовую книжку необходимо заполнять при каждом изменении вашей работы, включая переводы, смену должности, работу со совместительством или прекращение трудового договора.
При заполнении трудовой книжки вам нужно указать следующие данные: фамилию, имя, отчество работника; номер и дату выдачи трудовой книжки; наименование организации, где работаете на данный момент; даты приема и увольнения соответствующей работы, а также прописать причину увольнения. В случае перехода на другую работу, в трудовую книжку следует внести запись о переводе и указать новую должность и организацию.
Если вы работаете по совместительству, то при заполнении трудовых книжек нужно указать даты начала и окончания работы, название организации и занимаемую должность.
Корректное заполнение трудовых книжек должен гарантировать сотрудник кадровой службы организации. Он отвечает за соблюдение правил внесения записей, правильность указания дат и фамилий, а также за выдачу дубликатов трудовых книжек.
В случае смерти работника, трудовую книжку следует закрыть, прописав дату смерти и причину прекращения трудового договора.
Все записи в трудовой книжке должны быть внесены на титульном листе и заверены печатью организации. При изменении данных в трудовой книжке, например, при смене фамилии после замужества, следует внести запись о том, что записи изменены, и за какую дату, а также прописать причину изменения.
Трудовые книжки, заполненные до 2024 года, все еще являются актуальными, и их заполнение и актуализация производится в старом порядке без использования ЭТК.
Как правильно работать с трудовой книжкой
Ведение трудовой книжки — обязанность каждого работника и ответственность работодателя. Для корректного заполнения и внесения записей в трудовую книжку существует определенный порядок.
Перед началом работы с трудовой книжкой следует ознакомиться с правилами заполнения, которые прописаны на титульном листе. В случае, если информация в трудовой книжке содержит ошибки или нет записей о предыдущей работе, необходимо обратиться в Министерство труда и социальной защиты для получения дубликата трудовой книжки.
При приеме на работу работник обязан предоставить работодателю трудовую книжку для оформления записей о приеме и начале работы. Эти записи заверяются подписью работника и работодателя. В трудовой книжке также вносятся все изменения, связанные с изменением должности, условий труда или окончанием работы.
За сохранность трудовой книжки и заполнение ее в соответствии с правилами отвечает работодатель. Работник имеет право требовать копию заполненной трудовой книжки.
В случае необходимости внесения исправлений в трудовую книжку, они должны быть совершены особым образом. Исправления вносятся на пропущенных местах и заверяются подписью работника и работодателя. Если исправления вносятся в заполненную запись, они должны быть заверены подписью работника и работодателя, а также оформлены в виде пропуска строки и внесения новых данных.
Какой ручкой заполнять трудовую книжку нельзя?
В глазах работодателя трудовая – это «лицо» работника. Если она заполнена неаккуратно, неграмотно и некорректно, то ее обладатель имеет очень мало шансов устроиться на работу. Человек, который заполняет трудовую, должен понимать всю серьезность того, что он делает, и подходить к этому максимально ответственно.
Вот список канцелярских принадлежностей, которые лучше не использовать для заполнения трудовой:
- Записи красной и зеленой ручкой в трудовой книжке считаются некорректными, как и в подавляющем большинстве других документов. Такие цвета противопоказаны для использования при заполнении официальных бумаг. Сфера применения зеленой и красной пасты обычно ограничивается учебными заведениями, но у многих людей складывается ошибочное мнение, что такие цвета допускаются и в других областях.
- Заполнение трудовой книжки карандашом возможно только в тех случаях, когда по каким-то причинам возникла необходимость создать временную запись, которая в будущем может быть удалена с помощью стирающей резинки. Запись карандашом не имеет официальной силы и при поступлении на новое место работы не будет восприниматься работодателем всерьез. Только ручка и чернила могут использоваться для заполнения трудовой. Желательно не делать записей карандашом вообще, чтобы избежать лишней «грязи» в документе. Она вполне может возникнуть, например, в результате использования некачественной стирающей резинки.
- Не рекомендуется делать записи в документах ручками разных цветов. Трудовая книжка не является исключением, и если первая запись в ней была сделана черной пастой, то желательно, чтобы последующие были такого же цвета. Но этот момент нельзя назвать принципиальным, ведь заполнение разными цветами допустимо.
Настоятельно рекомендуется заполнять трудовую книжку не только аккуратно, но и внятно. Если документ заполнен слишком непонятным почерком, то это может вылиться в самые нежелательные последствия. Например, работодатель может элементарно не понять, что написано в трудовой, и отказать в трудоустройстве.
Перед тем, как выбрать ручку для заполнения трудовой книжки, стоит обратить внимание на ее цвет и стиль. Цвет и стиль ручки могут создать особую атмосферу, а также оказать влияние на общее впечатление от заполненных страниц трудовой книжки.
Выбор цвета ручки — вопрос чисто индивидуальный. Однако стоит помнить, что для заполнения официальных документов рекомендуется использовать синюю или чёрную ручку. Эти цвета считаются наиболее формальными и официальными.
Стиль ручки можно выбрать в зависимости от предпочтений и комфорта письма. Некоторые предпочитают гелевые ручки, так как они позволяют писать более плавно и мягко. При этом следует учесть, что гелевые ручки имеют склонность к размазыванию, поэтому при высыхании чернила может возникнуть проблема читаемости текста. Традиционные шариковые ручки также являются хорошим выбором для заполнения трудовой книжки. Они надежные и не размазываются при высыхании.
Важно помнить, что не рекомендуется использовать ручки с яркими и нестандартными цветами для заполнения трудовой книжки. Такие ручки могут создать несерьезное впечатление и привлечь лишнее внимание. При заполнении документов важно соблюдать официальный и профессиональный стиль.
В итоге, при выборе ручки для заполнения трудовой книжки стоит учитывать ее цвет и стиль. Цвет ручки должен быть официальным, предпочтительно синим или чёрным. Стиль ручки можно выбрать в зависимости от комфорта письма, но следует помнить о его надежности и отсутствии размазывания. Заполнять трудовую книжку стоит с учётом официального и профессионального стиля, избегая ярких и нестандартных цветов.
Толщина чернил и линии
При выборе ручки для заполнения трудовой книжки важно обратить внимание на толщину чернил и линий. Они влияют на читабельность записей и удобство использования.
Толщина чернил
Чернила могут быть разной толщины: тонкие, средние и жирные. Оптимальная толщина чернил для заполнения трудовой книжки — средняя или тонкая. Тонкие чернила обеспечивают достаточно тонкую и аккуратную линию без размазывания, а средние чернила позволяют выделить записи и сделать их более читабельными.
Толщина линий
Толщина линий трудовой книжки также важна. Обычно используются трудовые книжки с линиями толщиной 0.5-0.7 мм. Отталкивайтесь от толщины линии, а не от растояния между линиями. Например, если толщина линии составляет 0.5 мм, линия расположена с интервалом 1 мм, что соответствует нормам технических условий трудовой книжки.
Важно помнить, что выбор ручки слишком толстых чернил или слишком широких линий может привести к тому, что заполненные страницы будут трудночитаемыми. Кроме того, чернила слишком большой толщины могут просачиваться сквозь страницы и испачкать соседние записи или даже еще не заполненные страницы.
Советы по выбору ручки
- Выбирайте ручку с тонкими или средними чернилами.
- Обратите внимание на толщину линий в трудовой книжке.
- Избегайте использования ручек слишком толстых чернил или слишком широких линий.
- При покупке рекомендуется протестировать ручку на отдельном листе бумаги, чтобы убедиться в качестве чернил и линии.
- Если возможно, выбирайте ручки с водостойкими чернилами, чтобы избежать размывания записей.
Следуя этим рекомендациям, вы сможете выбрать подходящую ручку для заполнения трудовой книжки и сделать ваши записи более читабельными и аккуратными.
Заполнение трудовой книжки по новым правилам: важные изменения и 15 возможных ошибок
«Секретарь-референт» №4 2022 / Отдел кадров
Далеко не все работники отказались от ведения бумажных трудовых книжек. Поэтому правила их ведения актуальны до сих пор. В статье расскажем о самых распространенных ошибках, которые допускают кадровики и секретари при заполнении книжек. И опираясь на новый Порядок, дадим рекомендации, как их исправлять.
С 1 сентября 2021 года применяется новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек[1]. На первый взгляд, он очень похож на прежние Правила ведения и хранения трудовых книжек изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей[2] и Инструкцию по заполнению трудовых книжек[3], однако отличия все же есть. Рассмотрим основные изменения и возможные ошибки.
Некоторые ошибки, допускаемые при внесении записей в трудовые книжки, прокомментирует И.В. Журавлева, эксперт по трудовому законодательству.