Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ошибки при заполнении 6-НДФЛ: как проверить и исправить, штрафы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При обнаружении неточностей в годовых справках о доходах и налогах, которые готовятся отдельно на каждого застрахованного, корректировать необходимо только конкретную справку, в которой найдена ошибка, остальные дублировать не нужно.
Как исправить ошибку в приложении № 1 к 6-НДФЛ
«Справка о доходах и суммах налога физического лица» (2-НДФЛ) с 2021 года входит в состав расчёта 6-НДФЛ как приложение № 1 и подаётся не за квартал, а только за год. Если данные, приведённые в приложении, требуют исправления, то корректирующую информацию нужно оформить следующим образом:
- в поле «Номер справки» указать номер первичной справки, поданной ранее;
- в поле «Номер корректировки сведений» при предоставлении корректирующей справки взамен первичной нужно указать соответствующий номер корректировки («01», «02» и т.д.); если справка является аннулирующей, то в поле проставляется значение «99».
Для чего самостоятельно корректировать 6-НДФЛ
Когда ошибки не касаются размеров налога, подавать корректировочный 6-НДФЛ до того, как ИФНС направила соответствующее требование, — это не обязанность работодателя, а его право. Целесообразно использовать это право, поскольку в этом случае добровольная корректировка исключает штрафные санкции за подачу недостоверной информации (п. 2 ст. 126.1 НК, Письмо ФНС от 09.08.2016 г. № ГД-4-11/14515).
Немного сложнее освободиться от штрафа по ст. 123 НК при несвоевременной уплате налога. Такая ошибка появляется в расчете при неправильном заполнении стр. 021 разд. 1. Когда налоговики обнаружат эту ошибку, компании выпишут сразу два штрафа — по ст. 123 НК и по ст. 126.1 НК. Если самостоятельно найти ошибки и подать корректировочный отчет, можно избежать штрафа по ст. 126.1 НК.
Что касается второго штрафа, то ситуация следующая. Нормы п. 4, 6 ст. 81 НК включают правило, по которому можно избежать штрафных санкций по ст. 123 НК. Однако для этого нужно уплатить налог и пеню перед тем, как сдавать корректировочный расчет. Соответственно, когда выявили ошибки при формировании стр. 021, которые не повлияли на размер НДФЛ, перед подачей уточненки нужно проверить, заплатили ли налог и пеню. Если нет — для начала нужно все заплатить, а затем сдавать корректировку. Если да — желательно написать сопроводительное письмо и указать эти факты, приложив копии платежных документов.
Право получить освобождение от штрафных санкций за несвоевременную уплату налога имеют и те компании, в расчетах которых нет ошибок. В таком случае нужно заплатить налог и пеню до того, как налоговики обнаружат ошибку (Постановление КС от 06.02.2018 г. № 6-П).
Особенности камеральной проверки 6-НДФЛ: сроки, порядок, этапы проверки
С момента представления 6-НДФЛ в налоговый орган начинает действовать следующий алгоритм:
- Срок проведения камеральной проверки: отдел камеральных проверок обязан приступить к проверке 6-НДФЛ в течении трех месяцев.
- Налоговики проверяют сведения, указанные в 6-НДФЛ на предмет обнаружения различных расхождений. Это могут быть: ошибки или противоречия между указанными в 6-НДФЛ сведениями (далее – сведения); несоответствие сведений данным самого налогового органа.
- Следующий этап зависит от результатов проверки:
- Расхождения не обнаружены – проверка будет завершена, так же, как и начата – без каких-либо извещений налогового агента.
- При обнаружении расхождений – инспекция сообщит об этом налоговому агенту. Например, так:
Исправления справок о доходах и налогах
Её можно исправить или аннулировать, если изначальная справка не должна была подаваться вообще. В “шапке” уточнённой справки нужно поставить тот же номер что был раньше. В поле “номер корректировки сведений” — её порядковый номер (01, 02, и т.д.). Для аннулирующей справки ставится номер 99.
Аннулирующие справки могут понадобиться в следующих случаях:
- работника обособленного подразделения ошибочно включили в список головного офиса;
- сведения по застрахованным лицам отправили не в ту ИФНС;
- справку заполнили на однофамильца сотрудника по ошибке.
Когда корректировки можно не подавать?
Есть ситуации, при которых налоговым агентам разрешено не предоставлять уточнённые декларации. К ним относятся:
- предъявление документов на имущественный вычет с опозданием. Работник подал заявление на вычет заранее, а подтверждающие документы принёс намного позже. За прошлые периоды корректировки не подаются, а пересчитанный НДФЛ указывается в месяце получения документов;
- в последние 3 месяца года сотрудник поменял свой статус (стал резидентом, или наоборот). Новый расчёт НДФЛ коснётся только годовой декларации. За прошлые периоды изменения не требуются.
Как исправить ошибку в приложении № 1 к 6-НДФЛ
Начиная с налогового периода 2021 год вместо формы 2-НДФЛ представляется «Справка о доходах и суммах налога физического лица», которая является приложением № 1 к расчёту 6-НДФЛ. Чтобы уточнить недостоверные сведения в приложении № 1 ранее представленного расчёта за год, в состав корректирующего расчёта надо включить корректирующую или аннулирующую справку.
В заголовке уточнённой справки указывается (п.п. 5.2, 5.3 Порядка заполнения):
- в поле «Номер справки» — номер ранее представленной первичной справки;
- в поле «Номер корректировки сведений»;
- при представлении корректирующей справки взамен ранее представленной указывается соответствующий номер корректировки (например, «01», «02» и так далее);
- при подаче аннулирующей справки взамен ранее представленной проставляются цифры «99».
При оформлении титульного листа бухгалтеры нередко допускают в этом документе по форме 6 НДФЛ ошибки при заполнении информации о кодах, ИНН и КПП. Даже в информацию, с которой бухгалтер работает каждый день, может закрасться опечатка, которую налоговая считает, как ошибки, за которые будут штрафовать. 6-НДФЛ – очень важная форма отчетности, любая ошибка для инспектора станет недостоверной информацией об организации. Ведь такой отчет инспектор не сможет даже идентифицировать, коды – это очень важная информация!
По той же невнимательности возникает другие ошибки в 6-НДФЛ, например, неправильно указано место нахождения, например, филиала организации, потому что в суете и заполнении нескольких отчетов (на каждое обособленное подразделение бухгалтер основного офиса заполняет отдельный Отчет) бухгалтер не поменяла этот адрес в соответствующей строке.
Часто при формировании Отчета ошибка кроется при указании кода отчетного периода.
К ошибкам можно отнести и сдачу Отчета, оформленного в организации, численность которой превышает 25 человек, на бумажном носителе. Для предприятий с таким штатом предусмотрена обязанность сдавать Отчет в электронном виде через оператора электронного документооборота.
Указанные ошибки послужат отказом в приеме Отчета, а инспекция присвоит организации статус не предоставившей Отчет. Как исправить ошибки в 6-НДФЛ? Предприятию предстоит в таком случае исправить ошибки и подать Отчет заново как первичный с кодом корректировки «000». На юридическое лицо и на руководителя организации лично накладываются отельные штрафы.
Ошибки, допущенные в расчетах, не замеченные инспектором при приеме документов, но выявленные при обработке предоставленных данных позднее, организации предстоит исправить и предоставить в налоговую инспекцию уточненный Отчет. Код корректировки уточняющих Отчетов будет совпадать с номером попытки сдать Отчет в инспекцию: «001», «002» и т.д.
Какие могут быть ошибки в 6-НДФЛ?
Ошибка в реквизитах
Во-первых, ошибка может быть в заполнении реквизитов на титульном листе. Например, некорректный ИНН или название организации. В этом случае меняем реквизиты, остальные данные заполняем так же, как в первый раз.
Об исправлении реквизитов читайте в материале .
Не выделены строки 010-050 для каждой ставки налога
При заполнении раздела 1 может быть не учтено, что для каждой ставки налога строки 010-050 заполняются отдельно. В уточненном расчете добавляем строки 010-050 для каждой ставки, а в строках 060-090 будут суммарные данные по всем ставкам.
Ошибки в отражении зарплаты, выплачиваемой в следующем отчетном периоде
Данные по строкам 040 и 070 не должны быть равны. Если организация выплачивает зарплату в следующем месяце, то НДФЛ удержит тоже в следующем, но начислит в текущем. Например, если зарплата на июнь 10 000 руб. выплачивается 5 июля, тогда в расчете за полугодие будут следующие данные:
Такой же подход применим и к зарплате за декабрь предыдущего года. Она не попадает в раздел 1 как начисленная, зато будет отражена в разделе 2 как выплаченная.
Что расценивают как непредставление отчета?
Непредставлением отчета будет считаться его:
- несдача работодателем при наличии такой обязанности, в т. ч. непредставление отдельных отчетов по обособленным подразделениям;
- сдача позже установленного срока.
В отношении 6-НДФЛ нарушениями (не расцениваемыми как непредставление) будут считаться также:
- Включение в отчет недостоверных сведений. Ответственность за него наступит, если отчитывающееся лицо не исправит отчет до выявления этой ошибки налоговым органом (п. 2 ст. 126.1 НК РФ).
- Нарушение способа представления отчета. Сдать его на бумаге могут только те работодатели, число работников у которых меньше 25 человек (п. 2 ст. 230 НК РФ). Остальные должны отчитываться электронно.
Пояснение в налоговую по НДС
Пояснения по НДС обычно предоставляются только в электронном виде, причем начиная с 01.07.2021 исключительно по установленному формату. Это правило установлено абзацем 4 п. 3 ст. 88 НК РФ.
Если подать пояснения не по установленному формату или на бумажном носителе, они будут считаться непредставленными, и за это оштрафуют согласно п. 3 ст. 88, п. 5 ст. 174 НК РФ.
Срок на представление пояснений – 5 рабочих дней с момента получения требования (пп. 2, 6 ст. 6.1, пп. 3, 6 ст. 88 НК РФ).
Пропуск этого срока грозит начислением штрафа (пп. 1, 2 ст. 129.1 НК РФ):
— 5 тыс. рублей – за первичное нарушение;
— 20 тыс. рублей – за повторное нарушение срока в течение года.
Инспекторы вправе истребовать (пп. 3, 6 ст. 88 НК РФ, приложение № 4 к Приказу ФНС РФ от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@, письма ФНС РФ от 03.12.2018 № ЕД-4-15/23367@, от 05.06.2017 № ЕД-4-15/10574):
— сведения по льготируемым операциям, отраженным в декларации;
— пояснения по выявленным расхождениям в декларации.
Оформляются такие пояснения по-разному.
По льготируемым операциям пояснения можно составить в виде реестра документов, подтверждающих льготы по НДС (п. 6 ст. 88 НК РФ). Форма реестра, порядок его заполнения, а также формат подачи утверждены Приказом ФНС РФ от 24.05.2021 № ЕД-7-15/513@.
По обнаруженным ИФНС расхождениям пояснения составляются следующим образом.
Расхождения в требовании или приложении к нему будут указаны в виде специальных кодов (п. 3 ст. 88 НК РФ, письмо ФНС РФ от 03.12.2018 № ЕД-4-15/23367@). Каждой операции присваивается отдельный код ошибки.
Каждый код ошибки необходимо сверить с информацией, внесенной в декларацию. Следует проверить:
— каждую запись путем сопоставления с документами, например, со счетом-фактурой;
— расчет суммы НДС как по ставке, так и от стоимости покупки или продажи;
— каждый реквизит записи, по которой выявлены расхождения, – дату, номер, сумму;
— общую сумму НДС, принятую к вычету по всем записям счета-фактуры за все периоды, если вычет принимался частями (письмо ФНС РФ от 03.12.2018 № ЕД-4-15/23367@).
Если декларация составлена верно, тогда в пояснениях (письмо ФНС РФ от 03.12.2018 № ЕД-4-15/23367@):
— сообщите, что в декларации нет ошибок, противоречий и несоответствий, следовательно, и причин для представления уточненной деклараций не имеется;
— объясните причины несоответствий и почему их нельзя признать ошибкой.
Если в декларации обнаружены ошибки, но НДС не занижен, тогда в пояснениях укажите их причины и корректные данные. Вместо пояснений можно представить «уточненку» (п. 1 ст. 81, п. 3 ст. 88 НК РФ).
Есть еще один способ, рекомендуемый ФНС, ‒ одновременно подать и пояснения, и «уточненку» (письмо ФНС РФ от 03.12.2018 № ЕД-4-15/23367@). Однако такой вариант необязателен для исполнения.
Если в декларации выявлены ошибки, занижающие НДС, в этом случае придется представить «уточненку». Пояснения в такой ситуации подавать необязательно, но можно (п. 1 ст. 81, п. 3 ст. 88 НК РФ, письмо ФНС РФ от 03.12.2018 № ЕД-4-15/23367@).
Пример составления пояснений к декларации по НДС
ООО «Омега» получило требование ИФНС в электронном виде по ТКС о представлении пояснений к декларации по НДС за I квартал 2022 года.
В приложении к требованию указан код ошибки 1 в разделе 8 декларации по покупке товаров у организации «Альфа», что означает обнаружение противоречий между данными книги покупок покупателя и сведениями из книги продаж продавца.
Бухгалтер ООО «Омега» сверил данные раздела 8 декларации по НДС и счета-фактуры организации «Альфа». В результате в декларации обнаружены неверный номер и дата одного из счетов-фактур продавца.
В пояснениях, направленных по ТКС в электронном виде, указано:
— причина ошибки – техническая неисправность бухгалтерской программы;
— верные номер и дата счета-фактуры продавца.
Когда уточненка необходима
Многие работодатели подают уточненный расчет 6-НДФЛ при любой ошибке, лишь бы избежать штрафа 500 руб. Для других же эта сумма не слишком существенна. И они готовы заплатить даже 2 000 руб. за год (500 руб
за четыре неверно заполненных расчета), только бы лишний раз не привлекать внимание инспекторов подачей уточненки. Здесь, как говорится, выбор за вами
Мы же сейчас расскажем о ситуациях, в которых, по мнению ФНС, уточненка точно нужна.
Ситуация 1. Не отразили в расчете за отчетный период зарплату, выплаченную с опозданием. Некоторые организации зарплату, выплачиваемую с опозданием, отражают и в разделе 1, и в разделе 2 только в периоде ее выплаты работникам (а в периоде начисления ее не показывают). Это неверно, ведь дата получения дохода в виде зарплаты — всегда последний день месяца (даже если он нерабочий), за который она начислена .
Поэтому если вы, например, зарплату за февраль выплатили в мае и показали это только в расчете 6-НДФЛ за полугодие, то вам придется подавать уточненку за I квартал. В ней февральскую зарплату и НДФЛ с нее следует отразить в разделе 1 по строкам 020 и 040 .
Ситуация 2. Не показали в строке 070 раздела 1 расчета за I квартал НДФЛ с прошлогодней зарплаты, выплаченной в 2017 г. Есть компании, которые НДФЛ, удержанный с декабрьской зарплаты в январе 2017 г. при ее выплате, ошибочно отразили в расчете 6-НДФЛ за 2016 г. А ведь удержанный налог нужно показывать в расчете 6-НДФЛ и в разделе 1, и в разделе 2 в том периоде, в котором налог фактически удержан при выплате доходов работникам.
Поэтому, хотя зарплата за декабрь 2016 г. и относится к доходам прошлого года, удержанный с нее НДФЛ и саму операцию по выдаче нужно отразить в расчете 6-НДФЛ за I квартал 2017 г. .
Так что в уточненке за I квартал 2017 г. надо:
- удержанный налог отразить по строке 070 раздела 1;
- саму декабрьскую зарплату, выплаченную в январе, — в разделе 2 по строкам 100 — 140.
Ситуация 3. Пересчитываете зарплату за прошлые месяцы. Например, бухгалтер неправильно рассчитал работнику зарплату за июнь 2017 г. В результате ошибки работнику недоплатили 2 000 руб. Ошибку обнаружили при расчете зарплаты за июль и доплатили ему необходимую сумму в августе (08.08.2017) вместе с зарплатой за вторую половину июля.
Внимание! Обнаружить ошибку, допущенную при начислении зарплаты конкретному работнику за какой-либо месяц, инспекторы смогут только при выездной проверке. И только в том случае, если они сами будут пересчитывать суммы, причитающиеся работнику за каждый месяц
Как разъясняет ФНС, в этом случае необходимо подать уточненный расчет 6-НДФЛ за полугодие. Ведь датой получения зарплаты признается последний день месяца, за который она начислена . То есть дата получения недоплаченной июньской зарплаты (2 000 руб.) — 30.06.2017.
Причем в уточненном расчете за полугодие нужно исправлять данные только в разделе 1, а именно:
- доначисленную зарплату 2 000 руб. включить в строку 020;
- доначисленный НДФЛ 260 руб. (2 000 руб. x 13%) — в строку 040.
Поскольку налог был удержан только в августе при фактической доплате денег работнику, то в расчете за 9 месяцев в разделе 2 вам нужно в отдельном блоке строк 100 — 140 отразить:
- по строке 100 (дата получения дохода) — 30.06.2017;
- по строке 110 (дата удержания налога) — 08.08.2017, то есть день выплаты денег;
- по строке 120 (срок перечисления налога) — 09.08.2017, то есть день, следующий за выплатой дохода;
- по строке 130 (сумма полученного дохода) — 2 000 руб. (сумма доплаты);
- по строке 140 (сумма удержанного налога) — 260 руб.
Если вы не подадите уточненку, то не исключено, что, обнаружив ошибку, налоговики оштрафуют вас по ст. 126.1 НК за недостоверные сведения в расчете 6-НДФЛ за полугодие, поскольку в нем отражена заниженная сумма зарплаты за июнь.
А вот штрафа по ст. 123 НК быть не должно, поскольку НДФЛ был удержан и перечислен в бюджет вовремя — не позднее дня, следующего за днем выплаты доплаты работнику.
Дата заполнения отчета
Согласно пояснению налоговых органов, сумму налога по заработной плате за июнь, оплаченную в июле, по строке 170 во 2 разделе расчета 6-НДФЛ за полугодие указывать не нужно (должен стоять ”0”). Но для того чтобы программа 1С: Бухгалтерия эту сумму автоматически не подтянула, нужно обратить внимание на дату заполнения отчета на титульном листе.
При указании июньской даты 1С посчитает, что вы не удержали налог и заполнит строку 170 автоматически, поэтому для корректного заполнения отчета мы рекомендуем ставить дату последнего дня сдачи отчетности. Либо же любую дату после проведения платежа по зарплате по банковской выписке. Например, если у вас заработная плата выплачивается 5 числа и банковская выписка проведена 5 числа, то на титульном листе нужно указать как минимум 6 число.
Ошибки второго раздела
Второй раздел заполняется с указанием данных только за последний квартал. Подчас организации сдают отчеты, указывая данные второго раздела нарастающим итогом, по аналогии с первым разделом, что признается как грубые ошибки 6-НДФЛ.
Для проверки правильности заполнения второго раздела рекомендуется сумму налоговых удержаний по строчке «140» уменьшить на показатель строчки «090», рассчитанная сумма должна в разделе два быть внесена в казну в промежутке времени между строками «110» и «120». Если сумма учитывается в заданном строчками периоде (с числа удержания налога до числа его перечисления), то инспекцией такой результат будет засчитан. Если же в результате получилось, что сумма «падает» раньше срока, то такой результат будет причиной возникновения задолженности. Налоговая выставит требование.
При расторжении с сотрудниками трудовых отношений и увольнении работнику выдается заработная плата за истекший месяц и фактически отработанные дни в текущем, а также компенсация за неиспользованные дни отпуска. Ошибкой считается, если бухгалтер не отразит заработок за прошлый месяц отдельно от суммы компенсации с оплатой труда в текущем периоде.
В каких ситуациях придется сделать корректирующий отчет
Неверное указание ИНН или наименования отчитывающегося лица, кода ИФНС, в которую направлен отчет, ошибка в номере периода или года, за который сделан отчет, не позволят ИФНС принять первичный отчет вообще, и его придется делать и направлять заново. В этой ситуации особенно важно не пропустить крайний срок представления отчетности, т. к. на работодателя за его несоблюдение может быть наложен штраф за непредставление отчета (п. 1.2 ст. 126 НК РФ).
Прочие ошибки могут быть исправлены путем подачи уточняющей (корректирующей) отчетности. Причем для большинства ошибок важным моментом является самостоятельное их выявление отчитывающимся лицом, что может избавить от штрафа, полагающегося за искажение включенных в отчет сведений (ст. 126.1 НК РФ).
Состоит отчет 6-НДФЛ из титульного листа и двух разделов.
Титульный лист содержит информацию о налогоплательщике (коды, ИНН, КПП, наименование и т.п.), указывается код отделения налоговой инспекции, к которой относится предприятие, и информацию об отчете (количество страниц, например).
Раздел первый (строки «010-090») содержит информацию нарастающим итогом с начала года по текущий момент по суммам, которые начислены работникам и физическим лицам, с которыми взаимодействовало предприятие, в форме дохода. И информация о том, какие начислены и удержаны налоги.
Раздел второй отражает информацию о датах, когда физлицами доход получен за прошедший квартал. Кроме того, в разделе указывают информацию об удержаниях с указанных физических лиц налоговых взносов за истекший квартал (дата и размер удержания с физлица, дата перечисления в ФНС).
Ошибки второго раздела
Второй раздел заполняется с указанием данных только за последний квартал. Подчас организации сдают отчеты, указывая данные второго раздела нарастающим итогом, по аналогии с первым разделом, что признается как грубые ошибки 6-НДФЛ.
Для проверки правильности заполнения второго раздела рекомендуется сумму налоговых удержаний по строчке «140» уменьшить на показатель строчки «090», рассчитанная сумма должна в разделе два быть внесена в казну в промежутке времени между строками «110» и «120». Если сумма учитывается в заданном строчками периоде (с числа удержания налога до числа его перечисления), то инспекцией такой результат будет засчитан. Если же в результате получилось, что сумма «падает» раньше срока, то такой результат будет причиной возникновения задолженности. Налоговая выставит требование.
При расторжении с сотрудниками трудовых отношений и увольнении работнику выдается заработная плата за истекший месяц и фактически отработанные дни в текущем, а также компенсация за неиспользованные дни отпуска. Ошибкой считается, если бухгалтер не отразит заработок за прошлый месяц отдельно от суммы компенсации с оплатой труда в текущем периоде.